Información jurídica inteligente
 México | +52 (55) 416 971 36

Reglamento de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo

Texto Refundido Citas 4 Citado por Relacionados
Vincent

REGLAMENTO DE LA LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE HIDALGO

TEXTO ORIGINAL.

Reglamento publicado en el Periódico Oficial del Estado de Hidalgo, el lunes 24 de diciembre de 2007.

MIGUEL ÁNGEL OSORIO CHONG, GOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE HIDALGO, CON FUNDAMENTO EN LAS FACULTADES QUE ME CONFIERE LA FRACCIÓN II, DEL ARTICULO 71, DE LA CONSTITUCIÓN POLITICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE HIDALGO, HE TENIDO A BIEN EXPEDIR EL SIGUIENTE:

DECRETO

QUE CONTIENE EL REGLAMENTO DE LA LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE HIDALGO

CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES Artículos 1 a 48
ARTÍCULO 1

El presente Reglamento tiene por objeto regular la aplicación de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo; así como establecer criterios homogéneos de administración, organización, conservación y custodia de la documentación contenida en los archivos de los sujetos obligados, con la finalidad de que éstos se encuentre íntegros y disponibles para permitir y facilitar el proceso de gestión de la Administración Pública y un acceso expedito a la información contenida en los mismos.

ARTÍCULO 2 Para los efectos del presente Reglamento, además de las definiciones contenidas en el Artículo 4 de la Ley, se entenderá por:

  1. Baja Documental: Eliminación de aquella documentación que no contenga valores históricos y que haya prescrito en sus valores administrativos, legales y fiscales;

  2. Clasificación Archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de los sujetos obligados;

  3. Comité Técnico de Archivos: Instancia normativa que tiene como finalidad administrar la documentación de los sujetos obligados, instrumentando las técnicas y mecanismos para la adecuada recepción, organización, clasificación, administración, preservación, conservación, uso y difusión de los archivos administrativos e históricos;

  4. Conservación de Archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo;

  5. Coordinador Normativo: Servidor público responsable de coordinar y regir al Sistema Integral de Archivos del sujeto obligado, en el marco del Comité Técnico de Archivos, vinculándolo con las disposiciones y normas estipuladas por el Órgano Rector;

  6. Destino final: Selección en los archivos de concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico;

  7. Documento de archivo: Aquel documento que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados;

  8. Equipo: Instrumentos, herramientas y/o dispositivos que apoyan en la realización de las actividades operativas.

  9. Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados;

  10. Guía Técnica: Metodología emitida por el Órgano Rector para la elaboración del cuadro general de clasificación, catálogo de disposición documental, guía de archivo documental e inventarios documentales, la cuál observarán obligatoriamente los sujetos obligados;

  11. Instalaciones: Conjunto de aparatos, máquinas y conducciones de los servicios de energía eléctrica, telefonía, Internet, telecomunicaciones, iluminación, ventilación, relacionadas con la organización y funcionamiento de los archivos;

  12. Ley: Ley de Archivos del Estado de Hidalgo;

  13. Lineamientos Generales de Archivo: Los Lineamientos Generales para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos Públicos del Estado de Hidalgo aprobados por el Consejo Estatal de Archivos;

  14. Locales: Se entiende como construcciones de materiales diversos que sirven para resguardar el acervo documental y 105 recursos que intervienen en su proceso;

  15. Mobiliario: Objetos de uso relativamente fijo que sirven para alojar o soportar diversos recursos de trabajo (estantería, escritorios, archiveros. principalmente);

  16. Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos en los Lineamientos Generales de Archivo;

  17. Responsables Operativos: Son los servidores públicos que tienen bajo su responsabilidad las unidades archivísticas al interior del Sistema Integral del sujeto obligado (correspondencia; trámite, concentración e histórico);

  18. Servidores Públicos: Los mencionados en el Artículo 149 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Hidalgo;

  19. Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria);

  20. Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia; y

  21. Vigencia documental: Período durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales y fiscales, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

ARTÍCULO 3 Para efectos de la aplicación de la Ley y de este Reglamento, se entenderá como un solo sujeto obligado a cada uno de los siguientes:

  1. El Poder Legislativo;

  2. El Poder Ejecutivo con sus Dependencias y Entidades;

  3. El Poder Judicial;

  4. Cada uno de los Ayuntamientos con sus Dependencias y Entidades;

  5. Cada uno de los Órganos Autónomos; y

  6. Cada una de las Instituciones Sociales y Privadas de la Entidad, que se adhieran al Sistema Estatal de Archivos.

ARTÍCULO 4

Los titulares de los sujetos obligados, a través del Coordinador Normativo del Comité Técnico de Archivos, asegurarán el adecuado funcionamiento de sus archivos, para lo cuál deberán adoptar todas aquellas medidas que sean necesarias de acuerdo con lo dispuesto por la Ley en sus Artículos 5 y 6, el presente Reglamento, los Lineamientos Generales de Archivo y la Guía Técnica, emitidos por las Autoridades y el Órgano Rector en la materia.

ARTÍCULO 5 Cada sujeto obligado deberá contar con un sistema de registro y control de documentos de archivo con soporte físico o electrónico, que permita identificar la ubicación oportuna y exacta del documento, así como la unidad responsable de su administración, conservación y custodia.
ARTÍCULO 6 A fin de garantizar un efectivo y eficiente sistema general de seguimiento, control y evaluación de la información al interior de los sujetos obligados, el Órgano Rector en conjunto con el coordinador normativo y el órgano interno de control de los sujetos obligados, deberán cumplir con los objetivos del Sistema Estatal de Archivos, estipulados en el Artículo 34 de la Ley.
CAPÍTULO II Artículos 7 a 10

DE LOS RECURSOS NECESARIOS EN LA OPERACIÓN DE LOS ARCHIVOS

ARTÍCULO 7 La organización de los archivos deberá asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad, conservación y custodia de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados, implementando los Lineamientos Generales de Archivo que al efecto emita el Órgano Rector.
ARTÍCULO 8 De acuerdo a lo establecido en los Artículos 12 y 27 de la Ley, cada sujeto obligado deberá garantizar los espacios, las instalaciones y los recursos materiales necesarios para el buen funcionamiento de las unidades que comprenden su Sistema Integral de Archivos, en el sentido de lo dispuesto en el Artículo 2 del presente Reglamento en sus fracciones XI, XIV y XV.
ARTÍCULO 9 Con la finalidad de garantizar los recursos necesarios para el funcionamiento y operación de las unidades de archivo, cada sujeto obligado deberá incluir en sus previsiones presupuestales la dotación de insumos aplicables a este rubro.
ARTÍCULO 10 Las unidades de archivo dentro de cada sujeto obligado serán manejadas por el personal profesional y competente necesario para solventar los trabajos normativos y operativos de las unidades archivísticas, obedeciendo a lo estipulado en el Artículo 2 del presente Reglamento en sus fracciones V y XVII, y de conformidad a lo dispuesto en el Artículo 26 de la Ley.
CAPÍTULO III Artículos 11 a 19

DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

SECCIÓN I Artículos 11 a 14

SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS

ARTÍCULO 11 El Sistema Integral de Archivos se integra por las siguientes unidades:

  1. Unidad Central de Correspondencia;

  2. Unidad de Archivo de Trámite;

  3. Unidad de Archivo de Concentración y, si fuera el caso; y

  4. Unidad de Archivo Histórico.

ARTÍCULO 12

Para cumplir con lo dispuesto en el Artículo 27 de la Ley, cada sujeto obligado constituirá por lo menos un Sistema Integral de Archivos cuyo objeto consiste en vincular en una sola perspectiva funcional a las diversas instancias encargadas del manejo de la correspondencia y los archivos a nivel institucional, garantizando la adecuada planeación, operación y control de los servicios documentales de la institución, de acuerdo con las necesidades y expectativas propias del sujeto obligado, promoviendo la modernización y el desarrollo efectivo de las técnicas y recursos archivísticos institucionales.

ARTÍCULO 13 El Sistema Integral de Archivos tiene como funciones, las siguientes:

  1. Brindar integralmente los servicios de apoyo...

Para continuar leyendo

Solicita tu prueba
Índice de navegación

Búsquedas relacionadas:

VLEX utiliza cookies de inicio de sesión para aportarte una mejor experiencia de navegación. Si haces click en 'Aceptar' o continúas navegando por esta web consideramos que aceptas nuestra política de cookies. ACEPTAR