Reglamento sobre el Catalogo de Vida Util de los Expedientes Judiciales
REGLAMENTO SOBRE EL CATALOGO DE VIDA UTIL DE LOS EXPEDIENTES JUDICIALES
TEXTO ORIGINAL
Reglamento publicado en la Gaceta Oficial del Estado de Veracruz, el sábado 2 de diciembre de 1995.
ACUERDO:
Se aprueba y expide el Reglamento sobre el Catálogo de la Vida Útil de los Expedientes Judiciales, en los términos siguientes:
El Pleno de Magistrados con fundamento en los Artículos 11, Fracción XV; 25, Fracción IX; 31, Fracción XIII; 115 y 144 de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado; 22; 23; 24; 26; 28; 29; 426 y 427 del Código de Procedimientos Penales; 47; 49; 51 y 521 del Código de Procedimientos Civiles y 25; 26; 30; 31 y 32, de la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado y con apoyo en la Guía Técnica para la Operación de los Archivos del Estado.
CONSIDERANDO:
Primero.- Que a través de los años se han venido acumulando expedientes, que en la actualidad ya no tienen ninguna vida procesal útil.
Segundo.- Que los espacios asignados tanto en el Archivo Central del Tribunal Superior de Justicia, como en los propios Juzgados es insuficiente para albergar toda la documentación que genera la actividad judicial.
Tercero.- Que actualmente la documentación acumulada, ha rebasado considerablemente el espacio para la guarda y custodia de los expedientes.
Cuarto.- Que mensualmente se radican poco más de siete mil expedientes distribuidos en los juzgados menores y de Primera Instancia, así como tocas en las salas de este Tribunal, entre causas penales, promociones civiles y mercantiles, además de los asuntos administrativos del Poder Judicial.
Quinto.- Que la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado, contiene disposiciones que son aplicables al Poder Judicial; pero dado que el manejo de los archivos judiciales es de estricto derecho y está sujeto a normas procesales que en algunos casos difieren de las aplicables a otros expedientes, el presente ordenamiento jurídico reglamenta e interpreta armónicamente la citada Ley con los preceptos de la Ley Orgánica del Poder Judicial y de los Códigos de Procedimientos Penales y Civiles.
Sexto.- Que los expedientes al haber concluido con el período de vida útil, en cumplimiento a la Ley de la Materia, deberán ser enviados al Archivo General del Estado.
Séptimo.- Que la Guía Técnica para la Operación de los Archivos del Estado, establece que "legajo" es una unidad formada por un conjunto de expedientes, pero en la práctica judicial este vocablo tiene una connotación diferente ya que se usa para referirse a un expediente accesorio de pocas páginas, a un cuadernillo o a un expedientillo. Por ello, para evitar confusiones en el personal judicial, se establece en los artículos 11 y 12 de este Reglamento la denominación de paquete como sinónimo de legajo.
Octavo.- Que en la práctica, en materia penal, la mayoría de los asuntos resueltos oscilan en primer término en condenas que no llegan a los tres años y en segundo término en sentencias que no rebasan los diez años de prisión. En el primer caso, procede el otorgamiento de la conmutación o la suspensión de la sanción, por lo que resulta procedente determinar una vida útil del expediente de cinco años después de la fecha en que la sentencia quede firme, es decir, la condena tiene un máximo de tres años y se establece un margen de seguridad de dos años, que en total suman los cinco, a fin de que el expediente permanezca en el Juzgado, para que pudiera ser consultado, situación que en la realidad se piensa que es muy remota. En el segundo supuesto, se establece un margen de seguridad de tres años además del término máximo de la condena, para estos casos.
Por último, los casos menos frecuentes, son en las sentencias que señalan condenas que van de diez a treinta años de prisión, en estos supuestos también se estimó señalar un plazo de tres años adicional al máximo en las distintas hipótesis que señala el propio Reglamento.
Noveno.- Que existe un número considerable de juicios de desahucio y toda vez que a la fecha en esos expedientes ya no existe interés procesal en la guarda y custodia de los mismos en el Poder Judicial, se estimó conveniente su remisión al Archivo General y establecer para los recientes una vida útil de cinco años, antes de su envío al Archivo citado anteriormente.
Décimo.- Que en los juicios ordinarios civiles en donde se encuentre ejecutada la sentencia, ya no es posible intentar una nueva acción, en la que el expediente tuviera alguna utilidad, por lo que en esta documentación, se establece un margen prudente de diez años para determinar su remisión al Archivo General.
Décimo Primero.- Que por cuanto hace a los juicios ordinarios relativos a pensiones alimenticias deberán permanecer por un tiempo de veinticinco años, toda vez que la ejecución de la sentencia es continua y es necesario el expediente para promover la cancelación de la obligación que se haya decretado.
Décimo Segundo.- Que respecto de los juicios sucesorios donde nos hemos percatado de algunas solicitudes de estos expedientes de parte interesada por tener relación con otros juicios recientes se estimó que la guarda y custodia de éstos sea por un tiempo de veinte años.
Décimo Tercero.- Que en relación a la jurisdicción voluntaria, se determinó una vida útil de diez años, toda vez que por regla general en estos expedientes se encuentran documentos originales diversos, que no han sido recogidos por los titulares y dado que pudieran serles de utilidad. Para que las autoridades judiciales estén en posibilidad de devolverlos, a la parte interesada, se fija un lapso de diez años.
Décimo Cuarto.- Que de acuerdo con el Reglamento Interior del Poder Judicial, corresponde al Pleno del Tribunal Superior de Justicia, elaborar el catálogo de vigencia de la vida útil de los expedientes penales, civiles y mercantiles que se han formado con motivo de los distintos asuntos que se ventilaron y se ventilan en la función jurisdiccional y a efecto de que la Dirección de Control y Estadística, pueda ejercer y cumplir con las atribuciones que señalan las distintas leyes que rigen esta materia se acordó expedir el:
REGLAMENTO SOBRE EL CATÁLOGO DE VIDA ÚTIL DE LOS EXPEDIENTES JUDICIALES
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