Reglamento del Archivo Municipal de San Cristobal de las Casas, Chiapas
REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE SAN CRISTOBAL DE LAS CASAS, CHIAPAS
TEXTO ORIGINAL.
Reglamento publicado en el Periódico Oficial del Estado de Chiapas, el miércoles 30 de marzo de 1994.
PUBLICACIÓN No. 073-A-94.
EL C. JORGE MARIO LESCIEUR TALAVERA, PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL DE SAN CRISTOBAL DE LAS CASAS, CHIAPAS, EN CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO POR EL ARTÍCULO 42 FRACCIÓN VI Y XIII DE LA LEY ORGÁNICA MUNICIPAL DEL ESTADO, HACE SABER: QUE CON FECHA 13 DE DICIEMBRE DE 1993, EL HONORABLE AYUNTAMIENTO MUNICIPAL, EN USO DE LAS ATRIBUCIONES QUE LE CONFIEREN LOS ARTÍCULOS 115 FRACCIÓN II DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS, 38 FRACCIÓN II, 146 AL 157, 160 Y 164 DE LA LEY ORGÁNICA MUNICIPAL DEL ESTADO, SE REUNIÓ EN SESIÓN ORDINARIA DE CABILDO Y APROBÓ EL PRESENTE:
REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL.
EL PRESENTE REGLAMENTO ES DE ORDEN PÚBLICO E INTERÉS SOCIAL, DE OBSERVANCIA GENERAL EN EL TERRITORIO DEL MUNICIPIO DE SAN CRISTOBAL DE LAS CASAS, CHIAPAS; EL CUAL REGULARÁ Y GARANTIZARÁ TODAS LAS ACTIVIDADES INHERENTES AL MANEJO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS, DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICOS, PERTENECIENTES A LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL, QUE CONSTITUYEN PARTE IMPORTANTE DEL PATRIMONIO CULTURAL DE ESTE MUNICIPIO.
DEFINICIONES.
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DOCUMENTO: EL TESTIMONIO DE LA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA DE LA PRESIDENCIA MUNICIPAL, FIJADO EN UN SOPORTE PERDURABLE, QUE POR SU VALOR ADMINISTRATIVO, LEGAL, FISCAL Y POR SU VALOR HISTÓRICO TESTIMONIAL DEBE PERMANECER EN LA MISMA.
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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: METODOLOGÍA INTEGRAL PARA PLANEAR, ORGANIZAR, DIRIGIR Y CONTROLAR LA PRODUCCIÓN; USO, MANEJO, CIRCULACIÓN, SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS;
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ARCHIVO: EL CONJUNTO ORGANIZADO DE DOCUMENTOS GENERADOS Y RECIBIDOS POR LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL, EN CUALQUIERA DE SUS DEPENDENCIAS EN EL DIARIO EJERCICIO DE SUS FUNCIONES, MISMOS QUE SE CONSERVAN POR LOS VALORES ANTERIORMENTE MENCIONADOS.
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GUÍA: INSTRUMENTDO (SIC) QUE ORIENTA, BREVE Y EXACTAMENTE LA TOTALIDAD DE LOS FONDOS QUE CONFORMAN EL ARCHIVO MUNICIPAL, DE TAL FORMA QUE SE PUEDA TENER FÁCIL ACCESO A LAS SECCIONES, QUE INTEGRAN EL ACERVO DEL MISMO.
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INVENTARIO: INSTRUMENTO DE INFORMACIÓN, QUE PROPORCIONA ORIENTACIÓN DE MÁS PARTICULAR DETALLE, SOBRE EL CONTENIDO DE LAS SERIES QUE INTEGRAN LAS SECCIONES DEL ARCHIVO MUNICIPAL.
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EXPURGO: ACCIÓN QUE SE DESARROLLA EN EL ARCHIVO ADMINISTRATIVO, DESECHANDO LAS COPIAS EN EXCESO DE LOS EXPEDIENTES, ANTES DE QUE ESTOS SEAN GUARDADOS EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
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DEPURACIÓN: PROCEDIMIENTO, ESTABLECIDO POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, MEDIANTE EL CUAL SON SELECCIONADOS LOS DOCUMENTOS QUE DEBEN CONSERVARSE, SEPARÁNDOLOS DE AQUELLOS QUE DEBERÁN SER ELIMINADOS.
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CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL QUE SE LLEVA A CABO, CON BASE EN EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL, QUE CONSISTE EN ORDENAR LOS DOCUMENTOS SEGÚN LA ENTIDAD ORGÁNICA QUE LOS PRODUJO; Y SEGÚN LAS FUNCIONES Y ACTIVIDADES QUE DIERON ORIGEN A SU PRODUCCIÓN.
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ARCHIVO ADMINISTRATIVO: AQUÉL EN DONDE SE CONCENTRAN TODOS AQUELLOS EXPEDIENTES DE ASUNTOS EN TRÁMITE Y QUE SON DE USO EXCLUSIVO DE LA INSTANCIA ADMINISTRATIVA.
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ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: EL FORMADO POR LOS EXPEDIENTES, CUYA CONSULTA YA NO ES FRECUENTE Y QUE SE REÚNEN PARA SU CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO, Y QUE SÓLO ESPERAN CUMPLIR CON LA FECHA DE CADUCIDAD QUE LOS ORDENAMIENTOS LEGALES FIJEN, PARA PROCEDER A SU ELIMINACIÓN O A SU CONSERVACIÓN, PASANDO A SER PATRIMONIO HISTÓRICO.
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ARCHIVO HISTÓRICO: EL LUGAR A DONDE SE TRANSFIEREN LOS DOCUMENTOS, CUYA VIGENCIA ADMINISTRATIVA HA TERMINADO Y QUE POR SU VALOR HISTÓRICO, EVIDENCIAL Y TESTIMONIAL EN CUANTO A LA INFORMACIÓN QUE CONTIENEN, SON SELECCIONADOS PARA SU CUSTODIA Y CONSERVACIÓN PERMANENTE.
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SISTEMA MUNICIPAL DE ARCHIVO: LA FORMA COORDINADA DEL FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS, ENTRE EL ARCHIVO DE ADMINISTRACIÓN, DE CONCENTRACIÓN Y ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL PARA BRINDAR UN MEJOR SERVICIO EN EL ACCESO A LA INFORMACIÓN, ADECUÁNDOSE A LOS CAMBIOS ARCHIVÍSTICOS, QUE REDUNDEN EN BENEFICIO DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.
A).- LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS MUNICIPALES.
B).- LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS, SIENDO EL LUGAR DE SU UBICACIÓN EL ARCHIVO MUNICIPAL.
C).- EL ARCHIVO HISTÓRICO. UBICADO EN EL ARCHIVO MUNICIPAL.
DE LOS OBJETIVOS.
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BRINDAR UN MEJOR SERVICIO A LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL, FACILITANDO EL ACCESO A LA INFORMACIÓN, PRESERVANDO Y CONTROLANDO, TODA LA DOCUMENTACIÓN QUE SE HAYA GENERADO EN EL TRANSCURSO DE LA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA;
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ORDENAR LOS DOCUMENTOS A TRAVÉS DE UN SISTEMA DE CLASIFICACIÓN PARA SU MANEJO Y CONTROL;
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EFECTUAR LAS OPERACIONES DE TRANSFERENCIA Y DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS, DE MANERA ÚNICA Y HOMOGÉNEA, DE TODOS LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO MUNICIPAL, EN BASE AL DOCUMENTO OFICIAL QUE A EFECTO SE EXPIDA;
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IMPULSAR Y PROMOVER, LA MODERNIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS EN LA SALVAGUARDA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICA, GENERADA EN LAS DIVERSAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL;
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CONTRIBUIR A RESCATAR Y PROFUNDIZAR EL SENTIMIENTO DE IDENTIDAD MUNICIPAL, A TRAVÉS DE LA PRESERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LA MEMORIA HISTÓRICA COLECTIVA;
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OPTIMIZAR LOS SERVICIOS DOCUMENTALES DE ARCHIVOS, A FIN DE CONVERTIRLOS EN FUENTES ESENCIALES DE INFORMACIÓN;
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PROMOVER Y APOYAR LA CREACIÓN DEL SISTEMA ESTATAL DEL ARCHIVO;
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ESTABLECER EL MECANISMO DE COORDINACIÓN CON ARCHIVOS PRIVADOS Y PÚBLICOS, PARA RECUPERAR DOCUMENTOS QUE PERTENECEN AL PATRIMONIO HISTÓRICO MUNICIPAL;
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DISEÑAR, INSTRUMENTAR, IMPULSAR Y PROMOVER EVENTOS ESPECÍFICOS DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO, QUE PROPICIEN EL DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS, EN LAS TÉCNICAS Y ESTRATEGIAS DE LA ACTIVIDAD ARCHIVÍSTICA; Y
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LAS DEMÁS QUE SEÑALEN LOS ACUERDOS, INSTRUCTIVOS, CIRCULARES DE CARÁCTER MUNICIPAL Y DISPOSICIONES APLICABLES.
DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO.
DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
LOS DOCUMENTOS QUE DESPUÉS DE HABER TRANSCURRIDO EL TIEMPO DE CADUCIDAD, FIJADO POR DISPOSICIONES SUPERIORES Y QUE EL PERSONAL DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, JUZGUE CARENTES DE VALOR HISTÓRICO, SERÁN PUESTOS A CONSIDERACIÓN DEL AYUNTAMIENTO, A TRAVÉS DE LA SECRETARÍA MUNICIPAL, PARA SU DEPURACIÓN; SUSTENTANDO SU CRITERIO EN UN INFORME PORMENORIZADO, PARA SU EXAMEN Y APROBACIÓN, LO QUE SERÁ ASENTADO EN EL ACTA DE CABILDO CORRESPONDIENTE; APROBADA SU BAJA, SE PROCEDERÁ A SU DESTRUCCIÓN EN PRESENCIA DE LAS AUTORIDADES.
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