Reglamento del Archivo Municipal de San Cristobal de las Casas, Chiapas

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE SAN CRISTOBAL DE LAS CASAS, CHIAPAS

TEXTO ORIGINAL.

Reglamento publicado en el Periódico Oficial del Estado de Chiapas, el miércoles 30 de marzo de 1994.

PUBLICACIÓN No. 073-A-94.

EL C. JORGE MARIO LESCIEUR TALAVERA, PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL DE SAN CRISTOBAL DE LAS CASAS, CHIAPAS, EN CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO POR EL ARTÍCULO 42 FRACCIÓN VI Y XIII DE LA LEY ORGÁNICA MUNICIPAL DEL ESTADO, HACE SABER: QUE CON FECHA 13 DE DICIEMBRE DE 1993, EL HONORABLE AYUNTAMIENTO MUNICIPAL, EN USO DE LAS ATRIBUCIONES QUE LE CONFIEREN LOS ARTÍCULOS 115 FRACCIÓN II DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS, 38 FRACCIÓN II, 146 AL 157, 160 Y 164 DE LA LEY ORGÁNICA MUNICIPAL DEL ESTADO, SE REUNIÓ EN SESIÓN ORDINARIA DE CABILDO Y APROBÓ EL PRESENTE:

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL.

CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES Artículos 1 a 38
ARTÍCULO 1

EL PRESENTE REGLAMENTO ES DE ORDEN PÚBLICO E INTERÉS SOCIAL, DE OBSERVANCIA GENERAL EN EL TERRITORIO DEL MUNICIPIO DE SAN CRISTOBAL DE LAS CASAS, CHIAPAS; EL CUAL REGULARÁ Y GARANTIZARÁ TODAS LAS ACTIVIDADES INHERENTES AL MANEJO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS, DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICOS, PERTENECIENTES A LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL, QUE CONSTITUYEN PARTE IMPORTANTE DEL PATRIMONIO CULTURAL DE ESTE MUNICIPIO.

ARTÍCULO 2 ES COMPETENTE EL AYUNTAMIENTO, PARA IMPONER LAS SANCIONES A LAS INFRACCIONES A ESTE REGLAMENTO, SIN PERJUICIO DE LAS PENAS SEÑALADAS POR LAS DEMÁS DISPOSICIONES APLICABLES.
ARTÍCULO 3 LA AUTORIDAD MUNICIPAL A TRAVÉS DE LA SECRETARÍA MUNICIPAL ORGANIZARÁ, DIRIGIRÁ Y CONTROLARÁ EL SISTEMA DE ARCHIVO MUNICIPAL, ASESORÁNDOSE POR UN CONSEJO TÉCNICO CONSULTIVO; Y DE TODOS LOS RESPONSABLES DE LOS ARCHIVOS DE CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS, ADEMÁS DEL O LOS RESPONSABLES DEL ARCHIVO MUNICIPAL.
ARTÍCULO 4 QUEDA FACULTADA A INTERPRETAR ESTE REGLAMENTO PARA EFECTOS ADMINISTRATIVOS, LA SECRETARÍA MUNICIPAL, LA CUAL DICTARÁ LAS DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS QUE REQUIERA LA ADECUADA APLICACIÓN DE ÉSTE.
ARTÍCULO 5 ES OBLIGACIÓN DEL AYUNTAMIETO (SIC) CONTAR CON UN ARCHIVO MUNICIPAL FORMALMENTE ESTABLECIDO; ESTO ES, CON RECURSO HUMANO CALIFICADO, RECURSOS GENERADOS ESPECIALMENTE DEDICADOS A CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS Y FUNCIONES ESPECÍFICAS, DE ACUERDO A LAS PREVISIONES DE ESTE REGLAMENTO.
ARTÍCULO 6 EL ACERVO DEL ARCHIVO MUNICIPAL ES PROPIEDAD PÚBLICA Y TIENE CARÁCTER DE INTRANSFERIBLE E IMPRESCRIPTIBLE, POR LO CUAL NO PODRÁ SER ENAJENADO, EXTRAÍDO O MALTRATADO POR NINGUNA PERSONA FÍSICA O MORAL, SO PENA DE SER CASTIGADAS SEGÚN LAS DISPOSICIONES JURÍDICAS APLICABLES.
CAPÍTULO II Artículos 7 a 10

DEFINICIONES.

ARTÍCULO 7 PARA LOS EFECTOS DEL PRESENTE REGLAMENTO SE ENTENDERÁ POR:
  1. DOCUMENTO: EL TESTIMONIO DE LA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA DE LA PRESIDENCIA MUNICIPAL, FIJADO EN UN SOPORTE PERDURABLE, QUE POR SU VALOR ADMINISTRATIVO, LEGAL, FISCAL Y POR SU VALOR HISTÓRICO TESTIMONIAL DEBE PERMANECER EN LA MISMA.

  2. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: METODOLOGÍA INTEGRAL PARA PLANEAR, ORGANIZAR, DIRIGIR Y CONTROLAR LA PRODUCCIÓN; USO, MANEJO, CIRCULACIÓN, SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS;

  3. ARCHIVO: EL CONJUNTO ORGANIZADO DE DOCUMENTOS GENERADOS Y RECIBIDOS POR LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL, EN CUALQUIERA DE SUS DEPENDENCIAS EN EL DIARIO EJERCICIO DE SUS FUNCIONES, MISMOS QUE SE CONSERVAN POR LOS VALORES ANTERIORMENTE MENCIONADOS.

  4. GUÍA: INSTRUMENTDO (SIC) QUE ORIENTA, BREVE Y EXACTAMENTE LA TOTALIDAD DE LOS FONDOS QUE CONFORMAN EL ARCHIVO MUNICIPAL, DE TAL FORMA QUE SE PUEDA TENER FÁCIL ACCESO A LAS SECCIONES, QUE INTEGRAN EL ACERVO DEL MISMO.

  5. INVENTARIO: INSTRUMENTO DE INFORMACIÓN, QUE PROPORCIONA ORIENTACIÓN DE MÁS PARTICULAR DETALLE, SOBRE EL CONTENIDO DE LAS SERIES QUE INTEGRAN LAS SECCIONES DEL ARCHIVO MUNICIPAL.

  6. EXPURGO: ACCIÓN QUE SE DESARROLLA EN EL ARCHIVO ADMINISTRATIVO, DESECHANDO LAS COPIAS EN EXCESO DE LOS EXPEDIENTES, ANTES DE QUE ESTOS SEAN GUARDADOS EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.

  7. DEPURACIÓN: PROCEDIMIENTO, ESTABLECIDO POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, MEDIANTE EL CUAL SON SELECCIONADOS LOS DOCUMENTOS QUE DEBEN CONSERVARSE, SEPARÁNDOLOS DE AQUELLOS QUE DEBERÁN SER ELIMINADOS.

  8. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL QUE SE LLEVA A CABO, CON BASE EN EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL, QUE CONSISTE EN ORDENAR LOS DOCUMENTOS SEGÚN LA ENTIDAD ORGÁNICA QUE LOS PRODUJO; Y SEGÚN LAS FUNCIONES Y ACTIVIDADES QUE DIERON ORIGEN A SU PRODUCCIÓN.

  9. ARCHIVO ADMINISTRATIVO: AQUÉL EN DONDE SE CONCENTRAN TODOS AQUELLOS EXPEDIENTES DE ASUNTOS EN TRÁMITE Y QUE SON DE USO EXCLUSIVO DE LA INSTANCIA ADMINISTRATIVA.

  10. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: EL FORMADO POR LOS EXPEDIENTES, CUYA CONSULTA YA NO ES FRECUENTE Y QUE SE REÚNEN PARA SU CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO, Y QUE SÓLO ESPERAN CUMPLIR CON LA FECHA DE CADUCIDAD QUE LOS ORDENAMIENTOS LEGALES FIJEN, PARA PROCEDER A SU ELIMINACIÓN O A SU CONSERVACIÓN, PASANDO A SER PATRIMONIO HISTÓRICO.

  11. ARCHIVO HISTÓRICO: EL LUGAR A DONDE SE TRANSFIEREN LOS DOCUMENTOS, CUYA VIGENCIA ADMINISTRATIVA HA TERMINADO Y QUE POR SU VALOR HISTÓRICO, EVIDENCIAL Y TESTIMONIAL EN CUANTO A LA INFORMACIÓN QUE CONTIENEN, SON SELECCIONADOS PARA SU CUSTODIA Y CONSERVACIÓN PERMANENTE.

  12. SISTEMA MUNICIPAL DE ARCHIVO: LA FORMA COORDINADA DEL FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS, ENTRE EL ARCHIVO DE ADMINISTRACIÓN, DE CONCENTRACIÓN Y ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL PARA BRINDAR UN MEJOR SERVICIO EN EL ACCESO A LA INFORMACIÓN, ADECUÁNDOSE A LOS CAMBIOS ARCHIVÍSTICOS, QUE REDUNDEN EN BENEFICIO DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.

ARTÍCULO 8 EL SISTEMA DE ARCHIVO MUNICIPAL ESTARÁ INTEGRADO POR:

A).- LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS MUNICIPALES.

B).- LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS, SIENDO EL LUGAR DE SU UBICACIÓN EL ARCHIVO MUNICIPAL.

C).- EL ARCHIVO HISTÓRICO. UBICADO EN EL ARCHIVO MUNICIPAL.

ARTÍCULO 9 LOS TITULARES DE LAS DEPENDENCIAS MUNICIPALES, ENVIARÁN A SUS RESPECTIVOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN, EN EL MES DE FEBRERO, LA DOCUMENTACIÓN DEL AÑO ANTERIOR, PREVIAMENTE SELECCIONADA E INVENTARIADA, QUE POR SU IMPORTANCIA AMERITE SU GUARDA Y CONSERVACIÓN.
ARTÍCULO 10 EN LOS CASOS DE PÉRDIDA, DESTRUCCIÓN, EXTRAVÍO O ROBO DE UN DOCUMENTO, EL SERVIDOR PÚBLICO RESPONSABLE DE SU CUSTODIA Y CONSERVACIÓN, DEBERÁ HACER DE INMEDIATO DEL CONOCIMIENTO DE SU SUPERIOR JERÁRQUICO, PARA QUE ÉSTE PREVEA LO NECESARIO, A FIN DE LOGRAR SU RECUPERACIÓN O RECONSTRUCCIÓN Y LAS DILIGENCIAS QUE SEAN PERTINENTES.
CAPÍTULO III Artículo 11

DE LOS OBJETIVOS.

ARTÍCULO 11 EL ARCHIVO MUNICIPAL A TRAVÉS DEL SISTEMA MUNICIPAL DE ARCHIVO, TENDRÁ LOS SIGUIENTES OBJETIVOS:
  1. BRINDAR UN MEJOR SERVICIO A LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL, FACILITANDO EL ACCESO A LA INFORMACIÓN, PRESERVANDO Y CONTROLANDO, TODA LA DOCUMENTACIÓN QUE SE HAYA GENERADO EN EL TRANSCURSO DE LA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA;

  2. ORDENAR LOS DOCUMENTOS A TRAVÉS DE UN SISTEMA DE CLASIFICACIÓN PARA SU MANEJO Y CONTROL;

  3. EFECTUAR LAS OPERACIONES DE TRANSFERENCIA Y DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS, DE MANERA ÚNICA Y HOMOGÉNEA, DE TODOS LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO MUNICIPAL, EN BASE AL DOCUMENTO OFICIAL QUE A EFECTO SE EXPIDA;

  4. IMPULSAR Y PROMOVER, LA MODERNIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS EN LA SALVAGUARDA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICA, GENERADA EN LAS DIVERSAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL;

  5. CONTRIBUIR A RESCATAR Y PROFUNDIZAR EL SENTIMIENTO DE IDENTIDAD MUNICIPAL, A TRAVÉS DE LA PRESERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LA MEMORIA HISTÓRICA COLECTIVA;

  6. OPTIMIZAR LOS SERVICIOS DOCUMENTALES DE ARCHIVOS, A FIN DE CONVERTIRLOS EN FUENTES ESENCIALES DE INFORMACIÓN;

  7. PROMOVER Y APOYAR LA CREACIÓN DEL SISTEMA ESTATAL DEL ARCHIVO;

  8. ESTABLECER EL MECANISMO DE COORDINACIÓN CON ARCHIVOS PRIVADOS Y PÚBLICOS, PARA RECUPERAR DOCUMENTOS QUE PERTENECEN AL PATRIMONIO HISTÓRICO MUNICIPAL;

  9. DISEÑAR, INSTRUMENTAR, IMPULSAR Y PROMOVER EVENTOS ESPECÍFICOS DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO, QUE PROPICIEN EL DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS, EN LAS TÉCNICAS Y ESTRATEGIAS DE LA ACTIVIDAD ARCHIVÍSTICA; Y

  10. LAS DEMÁS QUE SEÑALEN LOS ACUERDOS, INSTRUCTIVOS, CIRCULARES DE CARÁCTER MUNICIPAL Y DISPOSICIONES APLICABLES.

CAPÍTULO IV Artículo 12

DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO.

ARTÍCULO 12 LO CONFORMAN LOS DOCUMENTOS O EXPEDIENTES RELATIVOS A ASUNTOS QUE NO HAN SIDO RESUELTOS Y CUYA CONSERVACIÓN EN LA OFICINA ES NECESARIA, HASTA EL TÉRMINO DE LA GESTIÓN DE QUE SE TRATA. ÉSTOS SERÁN CONSULTADOS POR LOS FUNCIONARIOS Y PERSONAL DE LAS DEPENDENCIAS QUE LOS GENERAN Y NO ESTÁN ABIERTOS A UN PÚBLICO EXTERNO DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.
CAPÍTULO V Artículos 13 a 15

DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.

ARTÍCULO 13 ESTÁ CONFORMADO POR LOS DOCUMENTOS GENERADOS POR LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DEL AYUNTAMIENTO, CUYO VALOR ADMINISTRATIVO HA CONCLUIDO; PERO CUYOS VALORES FISCALES, LEGALES E HISTÓRICOS SIGUEN VIGENTES.
ARTÍCULO 14

LOS DOCUMENTOS QUE DESPUÉS DE HABER TRANSCURRIDO EL TIEMPO DE CADUCIDAD, FIJADO POR DISPOSICIONES SUPERIORES Y QUE EL PERSONAL DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, JUZGUE CARENTES DE VALOR HISTÓRICO, SERÁN PUESTOS A CONSIDERACIÓN DEL AYUNTAMIENTO, A TRAVÉS DE LA SECRETARÍA MUNICIPAL, PARA SU DEPURACIÓN; SUSTENTANDO SU CRITERIO EN UN INFORME PORMENORIZADO, PARA SU EXAMEN Y APROBACIÓN, LO QUE SERÁ ASENTADO EN EL ACTA DE CABILDO CORRESPONDIENTE; APROBADA SU BAJA, SE PROCEDERÁ A SU DESTRUCCIÓN EN PRESENCIA DE LAS AUTORIDADES.

ARTÍCULO 15 REALIZADO...

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