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Reglamento del Archivo General del Municipio de Pueblo Nuevo, Guanajuato

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Vincent

REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE PUEBLO NUEVO, GUANAJUATO

TEXTO ORIGINAL.

Reglamento publicado en la Segunda Parte del Periódico Oficial del Estado de Guanajuato, el viernes 23 de enero de 2009.

El ciudadano José Durán González, Presidente Constitucional por el periodo 2006-2009, del Municipio de Pueblo Nuevo, Guanajuato., a los habitantes del mismo, hace saber:

Que el H. Ayuntamiento Constitucional que presido, con fundamento en los artículos 115 fracciones I y II de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 117 fracción I, de la Constitución Política del Estado de Guanajuato, 69 fracción I inciso b), 202, 203, 204 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato; y los Artículos 2, 14, 21 y 22 de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato, en Sesión Ordinaria número 43 (cuarenta y tres), de fecha 23 de Mayo de 2008, aprobó por MAYORIA CALIFICADA el:

REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE PUEBLO NUEVO, GUANAJUATO

Capítulo Primero Artículos 1 a 7

De las Disposiciones Generales

Artículo 1 El Presente Reglamento tiene por objeto regular el Funcionamiento administración, organización y Preservación del Archivo General del Municipio de Pueblo Nuevo, Guanajuato.
Artículo 2

El Archivo General del Municipio de Pueblo Nuevo, Guanajuato, tendrá a su cargo la guarda, preservación, control, depuración del patrimonio archivístico municipal, comprendiendo este los documentos, expedientes e información que hayan sido producidos y acumulados por las dependencias administrativas del municipio en el desempeño de sus actividades, conformando el acervo cultural permitiendo la investigación y conocimiento de los diversos aspectos de la historia y la realidad Social, Municipal, Estatal y Nacional.

Artículo 3 El Archivo General del Municipio de Pueblo Nuevo, Guanajuato

Es la dependencia adscrita a la Secretaría del H. Ayuntamiento.

Artículo 4 El Archivo General del Municipio de Pueblo Nuevo, Guanajuato, tendrá los siguientes objetivos:

  1. Organizar la fuente de información documental administrativa e histórica del Municipio;

  2. Organizar la fuente de información documental hemerográfica, fotográfica, bibliográfica, discográfica y de mapas;

  3. Fungir como Institución central con el fin de conservar la documentación histórica que se ha generado en el Municipio desde sus inicios, así como del presente y futuro que genere al interior del Honorable Ayuntamiento, o en su caso adquiera por donación, compra o por cualquier otra forma.

Artículo 5 Para efectos del presente reglamento se entenderá por:

A).- Acervo Documental: Conjunto de fondos documentales que han sido producidos por las Entidades y Dependencias Municipales, reunidos en un determinado lugar con fines de conservación, ordenación, consulta y utilización;

B).- Ciclo Vital de los Documentos: Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos en las tres áreas de archivo;

C).- Clasificación Archivística: Proceso de identificación y agrupación de documentos o expedientes homogéneos en base en las funciones o actividades de las Entidades y Dependencias de la Administración Pública Municipal;

D).- Clave de Clasificación: La marca numérica, alfabética o alfanumérica que se utiliza para clasificar documentos o expedientes;

E).- Correspondencia: Documentos o expedientes que reciben o remiten las Entidades y Dependencias de la Administración Pública Municipal en el ejercicio de sus funciones o actividades;

F).- Custodia Archivística: Guarda y vigilancia de los acervos documentales que obliga a las Entidades y Dependencias de la Administración Pública Municipal a mantener la integridad física e informativa de sus archivos;

G).- Depuración: La revisión sistemática de los documentos semiactivos, a fin de que las Entidades y Dependencias de la Administración Pública Municipal determinen su destino;

H).- Descripción Documental: La función de hacer posible el conocimiento y localización de los documentos, una vez identificados y enumerados sus caracteres internos y externos para la elaboración de guías, índices, inventarios y catálogos;

I).- Difusión de Documentos: Dar a conocer al público la riqueza del acervo documental histórico, para contribuir a la conciencia histórica y al fortalecimiento de la propia identidad;

J).- Expediente: Unidad por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados con el mismo asunto, actividad o trámite de las Entidades y Dependencias de la Administración Pública Municipal;

K).- Ley: Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato;

L).- SEAGG: Sistema Estatal de Archivos Generales de Guanajuato;

M).- Signatura de Instalación: Referencia precisa que permite identificar y localizar dónde se encuentran depositados los documentos y expedientes;

N).- Transferencia Primaria: Traslado controlado y sistemático de documentos y expedientes, de consulta esporádica de un archivo de trámite al Archivo de Concentración;

O).- Transferencia Secundaria: Traslado controlado y sistemático de documentos y expedientes, del Archivo de Concentración al Archivo Histórico que deben conservarse de manera permanente;

P).- Unidad de Correspondencia: Instancia responsable de la recepción oficial de la documentación dirigida a Entidades y Dependencias de la Administración Pública municipal; misma que establecerá los mecanismos que garanticen un manejo expedito y controlado de la correspondencia;

Q).- Valor Documental: Grado de utilidad o aptitud de un documento para determinar la conveniencia de conservarlo en un archivo, dividiéndose en dos categorías: valores primarios y valores secundarios;

R).- Valor Primario: Condición de los documentos que le confiere características administrativas, legales, fiscales o contables a los Archivos de Trámite o Concentración;

S).- Valor Secundario: Condición de los documentos que le confiere características evidénciales, testimoniales e informativos en el Archivo Histórico;

T).- Valoración: Análisis e identificación del valor documental para establecer acciones de transferencia y criterios de disposición;

U).- Documento activo: El documento que se encuentra en trámite o gestión administrativa;

V).- Documento semiactivo: El documento tramitado y finiquitado; y,

W).- Documento inactivo o histórico: Última etapa del documento, tiene un valor permanente, su archivación y conservación será definitiva y su resguardo esta a cargo del Archivo Histórico.

Artículo 6 Las Entidades y Dependencias en el Municipio, contarán con los Archivos indispensables de:

  1. Trámite y (sic);

  2. Concentración; y,

  3. Un Histórico, con carácter único.

Artículo 7 El titular del Archivo General del Municipio de Pueblo Nuevo, Guanajuato

Será designado por el Presidente Municipal, quien deberá contar y acreditar los estudios archivísticos suficientes u otros relacionados con la materia, así como conocer el perfil administrativo y legal de la documentación que es generada por el H. Ayuntamiento, las Entidades y Dependencias que conforman la Administración Pública Municipal.

Capítulo Segundo Artículos 8 a 11

De la Conservación del Archivo

Artículo 8 En la conservación de los acervos documentales las Entidades y Dependencias de la Administración Pública Municipal deberán implementar acciones directas e indirectas:

  1. Las acciones directas son las que se realizan sobre los documentos como, eliminación de polvo y de broches, aplicación de refuerzos, corrección de plano, injertos, limpieza acuosa, entre otras; y,

  2. Las acciones indirectas se llevan acabo (sic) al rededor de los documentos; ayudan a eliminar las causas de deterioro que afectan al archivo, por ejemplo: eliminación de goteras, limpieza del piso, ventilación, limpieza de la estantería, corrección de instalaciones eléctricas e hidráulicas, control de temperatura y humedad, entre otras.

Artículo 9 La conservación del Archivo de Concentración e Histórico del Municipio estará sujeta a las siguientes reglas:

  1. Los espacios tendrán las siguientes características:

    1. Estar preferentemente ubicados en un lugar accesible y bien comunicado para facilitar la administración de documentos;

    2. Contar con capacidad suficiente para albergar la documentación y su aumento previsible;

    3. Contar con la cimentación adecuada para soportar el peso de 850 Kg./m2)

    4. Libre de riesgos de humedades, incendios y explosiones;

    5. Evitar la cercanía a zonas pantanosas, rellenos sanitarios o análogas;

    6. Libre de insectos o especies bibliógrafos o biodepredadoras.

  2. Los espacios deberán contar con la siguiente distribución:

    1. Área reservada para personal autorizado la cual está conformada por los depósitos documentales y zona de trabajo;

    2. Área Administrativa;

    3. Área pública con acceso controlado, destinada a la recepción, información y consulta de documentos; y,

    4. Contemplar y prever áreas adecuadas para el tránsito de las personas con capacidades diferentes.

  3. Implementar medidas de protección que incidirán en los siguientes rubros:

    1. Incendios;

    2. Humedad;

    3. Insectos;

    4. Roedores;

    5. Aves;

    6. Robo.

  4. Por medio de Protección Civil solicitar apoyo y asesoría en materia de seguridad y prevención de riesgos; Fijar rutas de evacuación para casos de emergencia, así como establecer la señalización correspondiente.

Artículo 10 Los factores ambientales que deben prevalecer en los depósitos documentales serán los siguientes: la temperatura deberá mantenerse entre los 30°C y 55°C y la humedad relativa no deberá ser menor de un 30% ni mayor a 55%.
Artículo 11 En cuanto a las condiciones de iluminación, deberá evitar la incidencia directa de los rayos solares en la documentación o...

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