Reglamento del Archivo General del Municipio de Silao, Guanajuato
REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE SILAO, GUANAJUATO
TEXTO ORIGINAL.
Reglamento publicado en la Tercera Parte del Periódico Oficial del Estado de Guanajuato, el viernes 16 de mayo de 2008.
El ciudadano Jorge Galván Gutiérrez, Presidente Constitucional del Municipio de Silao, Estado de Guanajuato, a los habitantes del mismo hago saber:
Que el Honorable Ayuntamiento Constitucional que presido, en ejercicio de sus atribuciones y con fundamento en los artículos 115 fracción II de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 117 fracción I de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato; 2, 14, 21 y 22 de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato; 69 fracción I inciso b), 202 y 204 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato; 1, 2, 3, 4, 5 fracción IV de la Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato, en sesión ordinaria de fecha 21 del mes de diciembre del año 2007, aprobó por Mayoría Calificada el siguiente:
REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE SILAO, GUANAJUATO.
De las Disposiciones Generales
El Archivo General Municipal impulsará la guarda, preservación, control, depuración y pleno aprovechamiento institucional y social del patrimonio archivístico municipal, comprendiendo en este los expedientes, documentos y registros de información que hayan sido producidos y acumulados por las dependencias administrativas del municipio en el desempeño de sus actividades, conformando el acervo cultural permitiendo la investigación y conocimiento de los diversos aspectos de la historia y la realidad social, municipal, estatal y nacional.
Ayuntamiento.
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Organizar la fuente de información documental administrativa e histórica del Municipio;
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Organizar la fuente de información documental hemerográfica, fotográfica, bibliográfica, discográfica y de mapas;
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Definir lineamientos y asesorar técnicamente a los enlaces de área de los archivos de trámite, de las dependencias municipales cuando lo soliciten;
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Ser órgano promotor y coordinador del sistema municipal de archivos, de acuerdo a las disposiciones jurídicas vigentes en la materia; y,
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Fungir como Institución central con el fin de conservar la documentación histórica que se ha generado en el Municipio desde sus inicios, así como del presente y futuro que genere al interior del Honorable Ayuntamiento, o en su caso adquiera por donación, compra o por cualquier otro medio.
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Acervo Documental: Conjunto de fondos documentales que han sido producidos por los sujetos obligados del Municipio, reunidos en un determinado lugar con fines de conservación, ordenación, consulta y utilización;
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Ciclo Vital de los Documentos: Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos en las tres áreas de archivo;
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Clasificación Archivística: Proceso de identificación y agrupación de documentos o expedientes homogéneos en base en las funciones o actividades de los sujetos obligados;
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Clave de Clasificación: La marca numérica, alfabética o alfanumérica que se utiliza para clasificar documentos o expedientes;
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Correspondencia: Documentos o expedientes que reciben o remiten los sujetos obligados en el ejercicio de sus funciones o actividades;
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Custodia Archivística: Guarda y vigilancia de los acervos documentales que obliga a los sujetos obligados por la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato, a mantener la integridad física e informativa de sus archivos;
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Depuración: La revisión sistemática de los documentos semiactivos, a fin de que el sujeto obligado determine su destino;
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Descripción Documental: La función de hacer posible el conocimiento y localización de los documentos, una vez identificados y enumerados sus caracteres internos y externos para la elaboración de guías, índices, inventarios y catálogos;
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Difusión de Documentos: Dar a conocer al público la riqueza del acervo documental histórico, para contribuir a la conciencia histórica y al fortalecimiento de la propia identidad;
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Expediente: Unidad por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados con el mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados;
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Ley: Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato;
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SEAGG: Sistema Estatal de Archivos Generales de Guanajuato;
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Signatura de Instalación: Referencia precisa que permite identificar y localizar dónde se encuentran depositados los documentos y expedientes;
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Transferencia Primaria: Traslado, controlado y sistemático de documentos y expedientes, de consulta esporádica de un archivo de trámite al Archivo General;
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Transferencia Secundaria: Traslado controlado y sistemático de documentos y expedientes, del Archivo General al Archivo Histórico que deben conservarse de manera permanente;
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Unidad de Correspondencia: Instancia responsable de la recepción oficial de la documentación dirigida a los sujetos obligados, misma que establecerá los mecanismos que garanticen un manejo expedito y controlado de la correspondencia;
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Valor Documental: Grado de utilidad o aptitud de un documento para determinar la conveniencia de conservarlo en un archivo, dividiéndose en dos categorías: valores primarios y valores secundarios;
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Valor Primario: Condición de los documentos que le confiere características administrativas, legales, fiscales o contables los archivos de trámite o concentración;
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Valor Secundario: Condición de los documentos que le confiere características evidénciales, testimoniales e informativos en el Archivo Histórico;
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Valoración: Análisis e identificación del valor documental para establecer acciones de transferencia y criterios de disposición;
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Documento activo: El documento que se encuentra en trámite o gestión administrativa;
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Documento semiactivo: El documento tramitado y finiquitado; y,
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Documento inactivo o histórico: Última etapa del documento, tiene un valor permanente, su archivación y conservación será definitiva y su resguardo esta a cargo del archivo histórico.
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Trámite;
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Concentración; e,
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Histórico.
Ayuntamiento, las dependencias y entidades que conforman la Administración Pública Municipal.
De la Conservación del Archivo General
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Las acciones directas son las que se realizan sobre los documentos como, eliminación de polvo y de broches, aplicación de refuerzos, corrección de plano, injertos, limpieza acuosa, etcétera; y,
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Las acciones de conservación indirectas se llevan a cabo alrededor de los documentos, ayudar a eliminar las causas de deterioro que afectan al archivo, por ejemplo: eliminación de goteras, limpieza del piso, ventilación, limpieza de la estantería, corrección de instalaciones eléctricas e hidráulicas, control de temperatura y humedad, etcétera.
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Los espacios tendrán las siguientes características:
a) Estar preferentemente ubicados en un lugar accesible y bien comunicado para facilitar la administración de documentos;
b) Contar con capacidad suficiente para albergar la documentación y su aumento previsible;
c) Contar con la cimentación adecuada para soportar el peso de 850 kilogramos sobre metro cuadrado;
d) Libre de riesgos de humedades, incendios y explosiones;
e) Evitar la cercanía a zonas pantanosas, rellenos sanitarios o análogas;
f) Libre de insectos o especies bibliógrafos o biodepredadoras.
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Los espacios deberán contar con la siguiente distribución:
a) Área reservada para personal autorizado la cual está conformada por los depósitos documentales y zona de trabajo;
b) Área Administrativa;
c) Área pública con acceso controlado, destinada a la recepción, información y consulta de documentos; y,
d) Contemplar y prever áreas adecuadas para el tránsito de las personas con capacidades diferentes.
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Las medidas de protección que deberán implementar, incidirán en los siguientes rubros:
a) Incendios;
b) Robo;
c) Insectos;
d) Roedores;
e) Aves; y,
f) Humedad.
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Fijar rutas de evacuación para casos de emergencia, así como establecer la señalización correspondiente.
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