Reglamento del Archivo General del Municipio de Salamanca, Guanajuato

REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE SALAMANCA, GUANAJUATO

TEXTO ORIGINAL.

Reglamento publicado en el Periódico Oficial del Estado de Guanajuato, el viernes 5 de julio de 2013.

El Ciudadano Licenciado Justino Eugenio Arriaga Rojas, Presidente Constitucional del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Salamanca, Estado de Guanajuato, a los habitantes del mismo hace saber:

Que el H. Ayuntamiento que presido, con fundamento en los artículos 115 fracción II, de la Constitución General de la República, 76 fracción I inciso b, 236, 237, 238 y 239 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato, en la Décima Séptima Sesión Ordinaria de fecha 31 treinta y uno de mayo de 2013 dos mil trece, por unanimidad de 15 quince votos aprobó el siguiente:

REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE SALAMANCA, GUANAJUATO.

CAPÍTULO PRIMERO Artículos 1 a 6

Antecedentes Generales.

ARTÍCULO 1 El presente Reglamento es de orden público e interés general y tiene por objeto resguardar y difundir el acervo histórico y administrativo, así como regular la coordinación, organización y funcionamiento del Archivo General Municipal de Salamanca, Guanajuato, a través de las siguientes acciones:
  1. Impulsar la guarda, preservación, control, manejo, disposición y pleno aprovechamiento del patrimonio documental municipal;

  2. Rescatar y recopilar aquellos documentos que deben permanecer en el Archivo General;

  3. Establecer las bases de la coordinación, organización y funcionamiento del Archivo General del Municipio de Salamanca conforme a la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato y al presente Reglamento.

ARTÍCULO 2 Para los efectos de éste Reglamento se entenderá por:
  1. Archivo General: el Archivo General del Municipio de Salamanca, Guanajuato;

  2. Documento: Soporte tangible que transporta una idea y cuyo carácter es probatorio o informativo; y además, con un entorno histórico y que cuenta así mismo con las características legales que le dan el carácter oficial.

    Se recibe o expide en una oficina; refleja las acciones y objetivos propios de la misma. Es conservado como testimonio, prueba y continuidad de la gestión administrativa.

  3. Catálogo de Disposición Documental: el registro general y sistemático que establece con base en el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la clasificación de la información reservada o pública y el destino;

  4. Comité: el Comité Técnico de Valoración Documental;

  5. Ayuntamiento: El Honorable Ayuntamiento del Municipio de Salamanca, Guanajuato.

  6. Cuadro General de Clasificación Archivística: el instrumento técnico que describe la estructura de un archivo atendiendo a la organización, atribuciones y actividades de cada sujeto obligado;

  7. Fondo Documental: el conjunto de documentos producidos orgánicamente por el Ayuntamiento;

  8. Archivo de Trámite: Toda la documentación de uso cotidiano en las dependencias municipales que deberá permanecer en trámite por lo menos un año.

  9. Archivo de Concentración: Toda la documentación de uso esporádico o cuyo trámite haya concluido, que debe resguardarse durante diez años en términos de la ley.

  10. Inventarios Documentales: los instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o baja documental;

  11. Ley: la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato;

  12. Reglamento: el Reglamento del Archivo General Municipal de Salamanca, Guanajuato;

  13. Sección Documental: cada una de las divisiones del fondo documental, basada en las atribuciones de cada unidad administrativa de conformidad con las disposiciones legales aplicables;

  14. Serie Documental: la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico;

  15. Sistema Informático: la herramienta capaz de planear, dirigir y controlar la generación, circulación, organización, conservación, uso, clasificación, transferencia y destino de los documentos de archivo;

  16. Transferencia Primaria: el traslado controlado y sistemático de documentos y expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración;

  17. Transferencia Secundaria: el traslado controlado y sistemático de documentos y expedientes del archivo de concentración al archivo Histórico;

  18. Unidades Administrativas: las dependencias, áreas y unidades; así como las direcciones, coordinaciones, jefaturas de departamento de la Administración Pública del municipio de Salamanca, Guanajuato;

  19. Valor Documental: el grado de utilidad o aptitud de un documento para determinar la conveniencia de conservarlo en un archivo, dividiéndose en dos categorías: valores primarios y valores secundarios;

  20. Valor Primario: la condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite y concentración;

  21. Valor Secundario: la condición de los documentos que les confiere características evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos; y (sic)

  22. Sujeto Obligado: La Administración Pública Municipal Centralizada y todas sus áreas, jefaturas, comisiones, dependencias, etc.

  23. Administración Pública: Todas las dependencias administrativas de la Administración Pública Municipal centralizada, (sic)

ARTÍCULO 3 El Archivo General es una dependencia adscrita a la Secretaría del Ayuntamiento de conformidad con lo dispuesto por el artículo 128, fracción V de la Ley Orgánica.

El Archivo General residirá en la cabecera municipal y estará a cargo del titular del Archivo General.

ARTÍCULO 4 El titular del Archivo General será designado por el Presidente Municipal y deberá conocer el perfil administrativo y legal de la documentación que es generada por el Ayuntamiento, las dependencias y entidades que conforman la administración pública municipal.
ARTÍCULO 5 Los titulares de las unidades administrativas de la Administración Pública colaborarán con el responsable del Archivo General para dar cumplimiento a las obligaciones impuestas por la Ley y el Reglamento.

En el caso de las dependencias descentralizadas, se podrán celebrar convenios con el Archivo General para efectos del control, administración y resguardo de su documentación

ARTÍCULO 6 Para los efectos del presente reglamento, son sujetos obligados:
  1. El Ayuntamiento;

  2. Las Dependencias de la Administración Pública Municipal;

  3. Los demás organismos que integren la Administración Pública Municipal

CAPÍTULO SEGUNDO Artículos 7 a 14

De los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico.

ARTÍCULO 7

El responsable del Archivo General y los responsables de los archivos de trámite de las dependencias de los sujetos obligados, deberán elaborar los instrumentos de consulta y control archivístico, con el objeto de establecer una adecuada conservación, organización y fácil localización del patrimonio documental en el Archivo General; así mismo, deberá asegurarse de su correcta utilización.

Los instrumentos de consulta y control archivístico son:

  1. Cuadro General de Clasificación Archivística;

  2. Catálogo de Disposición Documental; y

  3. Inventarios Documentales.

ARTÍCULO 8 Los Cuadros Generales de Clasificación Archivística deberán ser elaborados y actualizados periódicamente por los responsables de los Archivos de Trámite y validados por el titular del Archivo General.
ARTÍCULO 9 La estructura del cuadro general de clasificación archivística será jerárquica atendiendo a los siguientes niveles:
  1. Primer Nivel: El Fondo Documental, siendo el conjunto de documentos producidos orgánicamente por un área administrativa con cuyo nombre se identifica.

  2. Segundo Nivel: Sección Documental, la cual corresponde a cada una de las divisiones del fondo, basadas en las atribuciones o funciones de cada dependencia, entidad o área administrativa.

  3. Tercer Nivel: Serie Documental, siendo la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos de manera continúa en el desarrollo de una misma actividad y que versan sobre una materia o asunto específico de una función.

ARTÍCULO 10 Para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental es indispensable contar primero con el Cuadro General de Clasificación Archivística.

Éste Catálogo deberá ser elaborado por series documentales y deberá mantenerse actualizado periódicamente por los responsables de los Archivos de Trámite y avalado por el titular del Archivo General.

Deberá contener como mínimo los siguientes datos:

  1. Nombre de la serie documental;

  2. Nombre de la unidad administrativa generadora;

  3. Materia del documento;

  4. Descripción del asunto;

  5. Valores documentales;

  6. Plazos de conservación;

  7. Vigencia documental;

  8. Clasificación de la información;

  9. Lugar y fecha de elaboración del catálogo; y

  10. Nombre y firma del generador del documento.

ARTÍCULO 11 Los inventarios documentales podrán ser de tres tipos: generales, de transferencia y de baja; y contarán como mínimo con los siguientes datos:
  1. Fondo, sección y serie documentales;

  2. Volumen;

  3. Periodo;

  4. Signatura de instalación;

  5. Lugar y fecha de elaboración del inventario documental; y

  6. Nombre y firma del responsable de la información.

ARTÍCULO 12 Son inventarios documentales generales, aquellos que, contando con todos los requisitos señalados en el artículo 9 de éste reglamento, sirvan para la fácil localización, sistematización, uso, conservación y trámite de los documentos de los archivos de trámite, concentración e...

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