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Reglamento del Archivo General Municipal h. Xi Ayuntamiento de la Paz, Baja California Sur

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REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL DEL H. XI AYUNTAMIENTO DE LA PAZ, BAJA CALIFORNIA SUR

TEXTO ORIGINAL.

Reglamento publicado en el Boletín Oficial del Estado de Baja California Sur, el lunes 10 de febrero de 2003.

EL H. XI AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE LA PAZ, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE CONFIEREN LOS ARTICULOS 148 FRACCION II DE LA CONSTITUCION POLITICA DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR Y CON APEGO A LO ESTABLECIDO EN LOS ARTICULOS 26 FRACCION II DE LA LEY ORGANICA MUNICIPAL VIGENTE Y 115 FRACCION XVI DEL REGLAMENTO INTERIOR DEL AYUNTAMIENTO, EXPIDE EL SIGUIENTE

REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL

CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES Artículos PRIMERO a VIGÉSIMO SEGUNDO
ARTÍCULO PRIMERO El Archivo General Municipal es un órgano del Ayuntamiento de La Paz dependiente de la Secretaría General, que tendrá bajo su responsabilidad la recepción, conservación y preservación de los archivos puestos a su cuidado por el gobierno del Municipio, así como proporcionar los servicios relativos a su consulta y traspaso documental.
ARTÍCULO SEGUNDO El Archivo General Municipal es también un órgano de concentración destinado a definir las políticas de control, clasificación, depuración y selección documental.
ARTÍCULO TERCERO Los fondos documentales que resguarde el Archivo proceden de las dependencias y áreas municipales, cuya obligación será la de concentrar cada año los documentos que hayan terminado su ciclo activo, a fin de que pasen a formar parte del Archivo de Concentración.
ARTÍCULO CUARTO El Archivo General Municipal está conformado por dos fondos documentales, el de Concentración y el Histórico

El primero resguardará y organizará en inventarios los documentos que se generen por el Ayuntamiento para servicio de las dependencias. El segundo tendrá como funciones recibir, clasificar, depurar y conservar los documentos de valor histórico que se reciban del Archivo de Concentración.

ARTÍCULO QUINTO Para efectuar la depuración de archivos, corresponderá a cada dependencia del gobierno municipal elaborar un Catálogo de Vigencia Documental, que contendrá entre otros datos la determinación de los plazos de vida útil de la información.
ARTÍCULO SEXTO La depuración de los archivos administrativos, ya sea para transferencia al Archivo Histórico, o bien para la eliminación de documentos, se realizará con apego a los Catálogos de Vigencia, mismos que serán revisados periódicamente por el Consejo Técnico Auxiliar para mantenerlos actualizados.
CAPÍTULO II Artículos SÉPTIMO y OCTAVO

DE SUS OBJETIVOS Y FUNCIONES

ARTÍCULO SÉPTIMO El Archivo General Municipal tiene como objetivos los siguientes:

  1. - Adecuar las fuentes de información documental del gobierno municipal, utilizando mecanismos o sistemas de control que coadyuven a la recuperación y conservación de los acervos para su oportuna localización y consulta.

  2. - Reproducir en fotostáticas, CD., microfilmes, fotografías u otros procedimientos adecuados, la documentación que tenga en custodia, especialmente en los casos en que sea necesario preservarlos de su deterioro o destrucción.

  3. - La conservación del Boletín Oficial del Gobierno del Estado y del Diario Oficial de la Federación, para efectos de consulta de las diferentes áreas del gobierno municipal y del público en general.

  4. - La concentración de Leyes, Reglamentos, Actas de Cabildo y demás publicaciones inherentes al Municipio de La Paz y al Estado de Baja California Sur.

  5. - Transferir al Archivo Histórico, en su momento, toda aquella documentación que contenga valor histórico y que haya sido analizada y dictaminada por el Comité Técnico Auxiliar.

ARTÍCULO OCTAVO El Archivo General Municipal tiene como funciones:

  1. - Custodiar y conservar los documentos y los expedientes en condiciones óptimas para su consulta.

  2. - Recibir, clasificar depurar y conservar los documentos de valor histórico.

  3. - Elaborar el inventario general de todos los documentos históricos.

  4. - Facilitar la consulta mediante la elaboración y publicación de catálogos, inventarios, índices y guías.

  5. - Promover la investigación y realizarla con los medios propios, reproduciendo y difundiendo los estudios que los ameriten.

  6. - Los demás que señale el Sistema Estatal de Archivos y su Reglamento.

CAPÍTULO III Artículos NOVENO y DÉCIMO

DEL COMITÉ TÉCNICO AUXILIAR

ARTÍCULO NOVENO Para efectos de la depuración de documentos para darse de baja y aquellos que serán traspasados al Archivo Histórico funcionará un Comité Técnico Auxiliar, dependiente del Archivo General Municipal, integrado por un máximo de cinco personas de comprobada capacidad académica

Sin la intervención de este Comité será ilegal cualquier determinación que no se apegue al presente artículo.

La depuración de los documentos se efectuará cada año o en el periodo de tiempo que fije el Comité Técnico Auxiliar.

ARTÍCULO DÉCIMO Las decisiones del Comité Técnico Auxiliar tendrán el carácter de recomendaciones técnicas y no podrá intervenir dentro del orden administrativo de las dependencias

Dicho Comité funcionará previa aprobación y autorización que amerite de la Secretaria General para tal efecto.

CAPÍTULO IV Artículos DÉCIMO PRIMERO y DÉCIMO SEGUNDO

IDENTIFICACIÓN DE LOS RECURSOS

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO El Archivo General Municipal dispondrá para el cumplimiento de sus funciones y la conservación de sus acervos documentales, del edificio, equipos, mobiliario e instalaciones que le provea el gobierno del Municipio de La Paz, por conducto de la Secretaria General Municipal.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO El Archivo General Municipal tendrá la siguiente estructura: un Director o encargado, un Jefe de la Sección Administrativa, un Jefe de la Sección de Catalogación y Transferencia, un Jefe de la Sección de Impresos, Archivistas, Secretarias y un Intendente.

Las ausencias temporales...

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