Reglamento del Archivo Administrativo e Historico del Municipio de Zacatecas
REGLAMENTO DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO E HISTORICO DEL MUNICIPIO DE ZACATECAS
TEXTO ORIGINAL.
Reglamento publicado en el Suplemento del Periódico Oficial del Estado de Zacatecas, el miércoles 22 de junio de 2005.
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DR. GERARDO DE JESÚS FÉLIX DOMÍNGUEZ, Presidente Municipal de Zacatecas, con fundamento en el artículo 119 fracción IX párrafo segundo de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas, y
CONSIDERANDO:
PRIMERO.- Que un "Archivo Municipal Activo", tiene un potencial enorme, porque brinda información, conocimiento, esparcimiento, experiencia, entendimiento, análisis, conclusiones, ayuda en la toma de decisiones acertadas, etc.; ya que es la instancia que registra el quehacer y el actuar cotidiano de los gobiernos pasados y presentes, en lo individual y en su conjunto, para preservar la Memoria Histórico-Social de este municipio.
SEGUNDO.- Que nos corresponde asumir el compromiso histórico-social de conservar y preservar el acervo cultural que nos pertenece a todos, para que juntos, podamos reconstruir la Historia de Zacatecas. De nosotros depende hacer de este archivo muerto, un "Archivo Vivo", que debe ser considerado y declarado Patrimonio Cultural e Histórico del Municipio de Zacatecas. Garanticemos de este modo a las generaciones venideras, un Municipio con Historia, identidad y tradición que tengan la posibilidad de conocer sus orígenes, porque no olvidemos que todo pueblo que olvida su historia, está condenado a repetirla.
Por lo anterior, el Honorable Ayuntamiento de Zacatecas 2004-2007 en Sesión Ordinaria de Cabildo de fecha quince de marzo del año dos mil cinco, en uso de sus facultades y con fundamento en lo dispuesto por el artículo 115 Constitucional fracción II párrafo segundo, por el artículo 119 fracción V de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas, y artículos 49 fracción II y 52 fracciones II y XII de la Ley Orgánica del Municipio vigente con el Estado de Zacatecas, ha tenido a bien aprobar y expedir el presente.
REGLAMENTO DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO E HISTÓRICO DEL MUNICIPIO DE ZACATECAS.
El Archivo Administrativo e Histórico del Municipio de Zacatecas se integra por el conjunto de documentos, expedientes y registros de información, independientemente del soporte material en que se encuentran, generados por entidades públicas y/o privadas en su quehacer cotidiano y reunidos en un determinado lugar, con fines de custodia, conservación, ordenación, depuración, consulta, reproducción e investigación.
De las Atribuciones y Funciones
El Archivo Administrativo e Histórico del Municipio de Zacatecas, tendrá a su cargo y bajo su responsabilidad la recepción, manejo, control, preservación, ordenación, clasificación, custodia, depuración, reproducción y aprovechamiento de toda la información impresa, magnetofónica, fotográfica y cartográfica generada por el Gobierno Municipal, organizaciones sociales y particulares en sus actividades cotidianas, para su preservación y aprovechamiento institucional, consultivo, educativo, de investigación y social.
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Asesorar al Ejecutivo Municipal en materia de Administración de Información;
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Capacitar, auxiliar y supervisar técnicamente en la materia, a todas las áreas y dependencias del Gobierno Municipal;
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Tener a su cargo la conservación, disposición, consulta y divulgación de toda la información Histórica que haya generado o genere el Gobierno Municipal, así como la que en un futuro se produzca o se adquiera por solicitud, donación, compra, depósito, etc.;
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Establecer y conducir las relaciones que el Ejecutivo Municipal establezca con otras Dependencias Estatales y Federales, y organizaciones sociales, religiosas y privadas para procurar la mejor preservación y aprovechamiento del patrimonio archivístico del Municipio, así como su incremento, desarrollando programas, cronogramas y acciones concretas requeridas para tal efecto;
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Las demás que le confiera el presente reglamento, el Ayuntamiento, el Presidente Municipal y el Secretario de Gobierno Municipal, que tiendan al buen funcionamiento y conservación del Archivo Administrativo e Histórico del Municipio de Zacatecas.
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Efectuar estudios de diagnóstico, para evaluar y proponer a todas las Dependencias del Gobierno Municipal, las políticas, técnicas y normas a desarrollar en la elaboración, clasificación y envío de toda la información generada y recibida en la Administración, al Archivo Administrativo e Histórico.
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Capacitar, asesorar y supervisar a todas las Dependencias y Entidades del Gobierno Municipal, respecto a la organización y funcionamiento de sus servicios de información, documentales y archivísticos, colaborando o coadyuvando en el ámbito de su competencia, en los programas y acciones de modernización y simplificación de la Administración Pública del Municipio.
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Llevar a la práctica programas y acciones específicas encaminadas a capacitar el personal en el desarrollo de aptitudes y habilidades dirigidas a brindar un servicio de calidad en materia de Archivos. Como alternativa útil, se podrá solicitar el apoyo de personal especializado que labore en algunas Dependencias del Gobierno Estatal y del Gobierno Federal, entre otras.
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Establecer lineamientos claros y concisos, en relación al destino final de la documentación o información, de las Dependencias o Entidades del Gobierno Municipal, una vez prescrita su utilidad administrativa, legal y contable, determinando, en su caso, el valor permanente o histórico.
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Elaborar un listado y declarar todos aquellos documentos, libros, actas y demás información, que por su importancia, trascendencia o rareza no puedan ser prestados, enajenados, trasladados, intercambiados, etc.; en su estado original, con otras instancias públicas o privadas. Excepción hecha en copias fotostáticas o por medios electrónicos. Dicha información se clasificará y protegerá, como parte del Patrimonio Cultural e Histórico del Municipio de Zacatecas.
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Llevar a cabo investigaciones minuciosas, hasta donde sea posible, en el Archivo Histórico del Estado, en Archivos Históricos de otros Municipios y en Archivos propiedad de particulares, a fin de rescatar toda la información documental, fotográfica, electrónica o en cualquier otro medio registrada, que tenga un valor cultural e histórico, solicitando por los medios institucionales dicho tesoro informativo, para acrecentar y reconstruir ese pasado perdido del Municipio de Zacatecas.
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Crear y elaborar bases de datos en computadora, listas, concentrados, etc.; describiendo los grupos y fondos documentales, videos y audio casetes, fotográficos, electrónicos y de cualquier otro tipo, que integren el acervo audio visual, para abrirlos a la consulta general, con las modalidades e instrumentos de acceso que más convengan.
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Iniciar, enriquecer y abrir a la consulta social toda la información histórica bibliográfica que se pueda recabar de este Municipio.
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En caso de que el Gobierno Municipal cuente con página web, se publicarán en ella todos aquellos documentos de importancia y trascendencia pública, para que puedan ser consultados por cualquier persona, en cualquier lugar del mundo y a cualquier hora. Por ejemplo: Actas de cabildo autorizadas y firmadas, informes, reglamentos, nóminas, organigramas, currículum vitae de funcionarios públicos de primero y segundo nivel y de los integrantes del ayuntamiento; etc.
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Establecer y ofrecer tanto al Gobierno Municipal como al público en general, los servicios pertinentes para la reproducción de la información (materiales) que conforman el acervo archivístico del Municipio.
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Desarrollar las acciones necesarias y oportunas de prevención, conservación y restauración requeridas para el mantenimiento físico de toda la información que se tenga.
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Seleccionar, preparar, editar, distribuir y, en su caso, comercializar publicaciones y materiales impresos, destinados a dar a conocer y facilitar el acceso a la información de los fondos que se conservan, a estimular y difundir la investigación histórico-social del Municipio.
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Organizar y llevar a cabo Exposiciones, de los documentos o información que se custodia, así como otros eventos y actividades de difusión, útiles para fines educativos o para proporcionar el conocimiento de los acervos y servicios a los diferentes sectores de la sociedad.
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Elaborar y actualizar permanentemente un registro de todos los convenios, contratos, concesiones y todos los demás actos...
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