Reglamento Administrativo de Archivos y Administracion de Documentos del Municipio de Cardenas, Tabasco
REGLAMENTO ADMINISTRATIVO DE ARCHIVOS Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS DEL MUNICIPIO DE CARDENAS, TABASCO
TEXTO ORIGINAL.
Reglamento publicado en el Suplemento del Periódico Oficial del Estado de Tabasco, el sábado 9 de octubre de 2010.
NELSON PÉREZ GARCIA, PRESIDENTE MUNICIPAL DEL AYUNTAMIENTO DE CARDENAS, TABASCO, A SUS HABITANTES HACE SABER:
QUE EL HONORABLE CABILDO DE ESTE AYUNTAMIENTO QUE PRESIDO, HA TENIDO A BIEN CONFERIRME, EXPEDIR EL SIGUIENTE REGLAMENTO CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR LOS ARTÍCULOS 115 FRACCIÓN II, DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS; 65 FRACCIÓN I DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE TABASCO; 1 SEGUNDO PÁRRAFO, 29 FRACCIÓN III, 47, 51, 52, 53, 54 Y DEMÁS RELATIVOS DE LA LEY ORGÁNICA DE LOS MUNICIPIOS DEL ESTADO DE TABASCO, EN SESIÓN PÚBLICA DE FECHA DEL AÑO 2010, Y
CONSIDERANDO.
DECIMO.- Que éste Honorable Ayuntamiento está facultado para expedir y aplicar los reglamentos, circulares y demás disposiciones administrativas de observancia general; de manera particular las que organicen las materias, procedimientos, funciones y servicios públicos de su competencia, acorde a lo dispuesto en los artículos 115 fracción II, de la constitución política de los estados unidos mexicanos; 65 fracción I, de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tabasco; y 47, 51, 52, 53 fracción XI y 54 de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco; ha tenido a bien expedir el siguiente:
REGLAMENTO ADMINISTRATIVO DE ARCHIVOS Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL MUNICIPIO DE CÁRDENAS, TABASCO.
El atentado, destrucción, alteración a robo de documentos del Archivo General Municipal o la violación a las disposiciones del presente Reglamento, constituye una infracción administrativa, a la que recae una sanción, tanto para el o los servidores públicos municipales como de cualquier persona, de acuerdo a las disposiciones legales aplicables, independientes de la (sic) responsabilidades administrativas, civiles o penales que procedan conforme a derecho.
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Administración de documentos.- todo acto tendiente a:
a).- Planear, organizar, dirigir, controlar, ejecutar y evaluar el funcionamiento de los archivos de los Órganos del Ayuntamiento.
b).- Recibir, organizar, clasificar, catalogar, seleccionar, mantener, conservar, controlar, custodiar, hacer circular, distribuir, difundir, transferir, utilizar, investigar, reproducir, reguardar (sic), preservar, restaurar, depurar, eliminar o destruir los documentos históricos que integren el acervo de los archivo (sic) del Ayuntamiento.
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DOCUMENTO. Toda representación gráfica y/o sonora de todo tipo de hechos o actos administrativos, jurídicos o históricos, así como toda reproducción indubitable de el hecho o reproducida sobre cualquier materia, papel, medio magnético, fílmico, fotográfico, auditivo o sobre cualquier otro material que permita su reproducción o transmisión remota, telefónica, telegráfica, telemática o cualquier otro medio que permita los avances tecnológicos y mediante el cual se pueda dar constancia de su realización.
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DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Documento correspondiente a las dependencias y organismos del Ayuntamiento generado en el ejercicio de sus facultades y funciones, que acrediten su actuación.
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DOCUMENTOS HISTORICOS. Documentos generados o rescatados por el Ayuntamiento, Dependencia (sic) y Organismos de éste, que dan constancia de un hecho o acto notable y que, por su antigüedad, contenido e información, sea de valor para el acervo y la memoria cultural e histórica de la sociedad.
EL ARCHIVO GENERAL DEL AYUNTAMIENTO. Jefatura Administrativa constituida para la preservación permanente de todos aquellos documentos históricos cuyo contenido sea de gran trascendencia para la memoria de la sociedad y que su conservación sea responsabilidad del Ayuntamiento, y que se generen en las diversas dependencias que componen este, la cual constara de tres áreas, las cuales serán:
a).- ARCHIVO DE TRÁMITE. Se concentrara, clasificara, custodiara y preservaran los documentos generado (sic) por la tramitación cotidiana, respecto de asunto relacionado (sic) con el desempeño de sus funciones y que permanecen en uso.
b).- ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. Se concentrara, clasificara, custodiara y preservara los documentos transferidos por los Archivos de Tramite que ya no estén activos para sus fines, pero por el contenido de su información, sea susceptible de ser consultados ocasionalmente, por lo que deban conservarse al interior de esta, en los términos de las leyes, reglamento o normas aplicables.
c).- ARCHIVO HISTORICO. Se concentrara, clasificara, custodiara y preservara los documentos generados o rescatados por el Ayuntamiento, Dependencias y Organismos de éste, que dan constancia de un hecho o acto notable y que, por su antigüedad, contenido e información, sea de valor para el acervo y la memoria cultural e histórica de la sociedad.
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Reglamento. Reglamento Administrativo de Archivos y Administración de documentos del Municipio.
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Archivo Administrativo. Área del Archivo General encargada de la custodia y preservación de los documentos administrativos que le remitan las Dependencias, Coordinaciones, Unidades Administrativas, Órgano Desconcentrado y Organismos Paramunicipales que no tengan el carácter de históricos.
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Registro Municipal. Documentación de tipo Legal, clasificada por materia, que por su importancia trascienda de una administración a otra, que forma parte de la sección de Archivo Administrativo.
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Baja Documental. Proceso de eliminación de aquellos documentos cuya vigencia ha concluido, en razón de sus valores administrativos, legales, fiscales, contable o técnico y que no tengan valor histórico.
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Catálogo de Disposición Documental. Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los archivos.
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Clasificación Archivística. Proceso de identificación y agrupación de los expedientes homogéneos con base en la estructura organizacional y funciones de las dependencias y organismos del Ayuntamiento.
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Conservación de Archivos. Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar la preservación y prevención de alteración física y de información de los documentos de Archivo.
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Cuadro General de Clasificación Archivística. Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en la organización, atribución y funciones de las Dependencias.
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Expedientes. Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados entre sí, con un mismo tema, actividad o asunto.
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Documento Electrónico. Aquel que contiene información cuyo tratamiento es automatizado y que requiere una herramienta específica para leerse o recuperarse.
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Documento de Archivo. Aquel que registra un hecho, acto administrativo, legal, fiscal, contable o técnico. elaborado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las funciones y atribuciones de las Dependencias y Organismos del Ayuntamiento.
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Documentación Semiactiva. Aquella de consulta esporádica que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales, contables o técnicas en el Archivo de Concentración.
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Documentación Activa. Aquella de uso frecuente, necesario para el ejercicio de sus atribuciones de las Dependencias y Organismos del Ayuntamiento, que se conservan en el Archivo de Trámite.
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Dictamen de Valoración Documental. Documento técnico que elabora y autoriza el Archivo General para determinar el destino final de los documentos.
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Destino Final. Selección de aquellos documentos en los archivos de trámite o de concentración, cuyo plazo de concentración ha transcurrido de acuerdo a su vigencia, con el fin de ser dados de baja o transferidos al Archivo Histórico.
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Custodia. Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos en cuanto a posesión física, que no...
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