Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos
| Fecha de disposición | 03 Julio 2015 |
| Fecha de publicación | 03 Julio 2015 |
| Emisor | ARCHIVO GENERAL DE LA NACION |
| Sección | SEGUNDA. Organismos Desconcentrados o Descentralizados |
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Gobernación.- Archivo General de la Nación. MARÍA DE LAS MERCEDES DE VEGA ARMIJO, Directora General del Archivo General de la Nación, con fundamento en los artículos 21, tercero transitorio de la Ley Federal de Archivos; 32 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; 59, fracción XII, de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales; 42 del Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; 21, fracción III, 22, fracción V del Estatuto Orgánico del Archivo General de la Nación, y en cumplimiento a lo ordenado en el Acuerdo (R) OG-O-1-15-7.4 del Órgano de Gobierno del Archivo General de la Nación, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 6o, apartado A, fracción V, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos estatuye que, para hacer efectivo el derecho de acceso a la información, es deber de los sujetos obligados contar con archivos administrativos actualizados y confiables;
Que el artículo 6, fracciones I y VII, de la Ley Federal de Archivos establece, entre los objetivos de la misma, promover el uso, métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos a través de sistemas modernos de organización y conservación de los archivos, que contribuyan a la eficiencia gubernamental, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional, así como favorecer la utilización de tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos;
Que atendiendo a los principios archivísticos de conservación, procedencia, integridad y disponibilidad, se contribuirá a mejorar la adecuada organización y preservación de los archivos;
Que el desarrollo de las tecnologías de la información permite hacer de los archivos no sólo depositarios de documentos, sino sistemas de gestión documental que son fuente de información útil y valiosa para la organización administrativa y la toma de decisiones;
Que resulta necesario que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la Oficina de la Presidencia de la República y la Procuraduría General de la República, cuenten con sistemas de organización de archivos que permitan documentar su gestión y facilitar la rendición de cuentas;
Que en términos del artículo 21 de la Ley Federal de Archivos, el Archivo General de Nación coordinó con el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales y con la Secretaría de la Función Pública, los trabajos para definir el contenido de los lineamientos para establecer las bases para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos, los cuales incluyeron un proceso de consulta con expertos en materia de archivos, así como con los órganos previstos por la Ley Federal de Archivos, como son el Consejo Nacional de Archivos, el Consejo Académico Asesor y el Comité Técnico Consultivo de los Archivos del Ejecutivo Federal, por lo que mediante los oficios números IFAI/DTP/GLR/240/2013, y 315.4.- 6224, el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, actualmente Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales y la Secretaría de la Función Pública, manifestaron su conformidad con las disposiciones contenidas en los mismos a efecto de que fueran expedidos por el Archivo General de la Nación, y
Que los presentes lineamientos son congruentes tanto con el Decreto que establece las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 10 de diciembre de 2012, como con los Lineamientos para la aplicación y seguimiento de las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 30 de enero de 2013, he tenido a bien expedir los siguientes
LINEAMIENTOS PARA LA CREACIÓN Y USO DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE GESTIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
Primero. Los presentes lineamientos tienen por objeto establecer las bases para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos.
Segundo. Los presentes lineamientos son de observancia obligatoria para las dependencias y entidades a que se refiere el artículo 4, fracción XVIII de la Ley Federal de Archivos.
En la aplicación de los presentes lineamientos los servidores públicos que intervengan en la creación, adecuación y operación de los sistemas automatizados de gestión y control de documentos, deberán en todo momento, observar los principios y objetivos que en materia archivística señalan los artículos 5 y 6 de la Ley Federal de Archivos.
Tercero. Resultan aplicables a los presentes lineamientos, las definiciones contenidas en los artículos 4 de la Ley Federal de Archivos; 2 de su Reglamento y las señaladas en el Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos; en el Acuerdo que tiene por objeto emitir las políticas y disposiciones para la Estrategia Digital Nacional, en materia de tecnologías de la información y comunicaciones, y en la de seguridad de la información, así como establecer el Manual Administrativo de Aplicación General en dichas materias, y demás disposiciones relacionadas con la modernización de la Administración Pública Federal a través del uso de Tecnologías de la Información y Comunicaciones y en materia de archivos. Asimismo para esos efectos se entenderá por:
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Clasificación: al acto por el cual se determina que la información que posee una dependencia o entidad es reservada o confidencial, en términos de la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública gubernamental;
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Documentos de archivo electrónico: al que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de la dependencia o entidad de la Administración Pública Federal que precisa de un dispositivo electrónico para su registro, almacenamiento, acceso, lectura, impresión, transmisión, respaldo y preservación;
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Expediente electrónico: a la unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo electrónicos sobre un determinado asunto, actividad o trámite, ordenados conforme al Cuadro general de clasificación archivística y Catálogo de disposición documental de las dependencias y entidades, cuya gestión desde su producción, tratamiento archivístico, conservación, servicio y disposición final se ejecuta mediante el sistema automatizado de gestión y control de documentos;
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Foja: a la hoja de papel que contiene información, con independencia si la contiene en su lado anverso o reverso, o en ambos lados;
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