Ley de Documentos Administrativos e Historicos del Estado de Mexico

LEY DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS DEL ESTADO DE MÉXICO

ÚLTIMA REFORMA PUBLICADA EN LA GACETA DEL GOBIERNO: 20 DE DICIEMBRE DE 2016.

Ley publicada en la Sección Primera de la Gaceta del Gobierno del Estado de México, el lunes 24 de marzo de 1986.

El Ciudadano LICENCIADO ALFREDO DEL MAZO G., Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de México, a sus habitantes sabed:

Que la Legislatura del Estado, ha tenido a bien aprobar lo siguiente:

DECRETO NUMERO 57

LA H. XLIX LEGISLATURA DEL ESTADO DE MEXICO,

D E C R E T A :

LEY DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E HISTORICOS DEL ESTADO DE MEXICO

CAPITULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES Artículos 1 a 42

(REFORMADO, G.G. 6 DE ENERO DE 2016)

Artículo 1 La presente Ley, es de orden público e interés social y tiene por objeto normar y regular la administración de documentos administrativos e históricos de las autoridades del Estado y los municipios en el ámbito de su competencia

Se entiende por documento, cualquier objeto o archivo electrónico o de cualquier otra tecnología existente que pueda dar constancia de un hecho.

Artículo 2 Para los efectos de esta Ley, se entiende por Administración de Documentos:
  1. Los actos tendientes a inventariar, regular, coordinar y dinamizar el funcionamiento y uso de los documentos existentes en los Archivos Administrativos e Históricos de los Poderes del Estado, Municipios y Organismos Auxiliares y en su caso, los que posean particulares.

  2. Los actos que se realicen para generar, recibir, mantener, custodiar, reconstruir, depurar o destruir Documentos Administrativos o Históricos, que por su importancia sean fuentes esenciales de información acerca del pasado y presente de la vida institucional del Estado.

Artículo 3 Los sujetos públicos encargados de realizar los actos a que se refiere el artículo anterior, son los Poderes del Estado, Municipios y Organismos Auxiliares

Los usuarios, son aquellas personas, que reciben el beneficio del uso temporal y controlado de los Documentos que obran en los Archivos.

(REFORMADO, G.G. 6 DE ENERO DE 2016)

Artículo 4 Todo documento que realicen los servidores públicos, deberá depositarse en los archivos de trámite correspondientes o en instrumentos tecnológicos que permitan la conservación de documentos electrónicos, en la forma y términos previstos por esta Ley, y demás disposiciones administrativas que se dicten al respecto.
Artículo 5 El servidor público, encargado de recibir documentos, los registrará en el acto de su recepción, indicando el destino que deba darse a cada uno.

(REFORMADO, G.G. 30 DE ABRIL DE 2004)

Artículo 6 Los usuarios tendrán acceso a la información de los documentos, conforme a lo dispuesto por la ley de la materia.

(REFORMADO PRIMER PÁRRAFO, G.G. 6 DE ENERO DE 2016)

Artículo 7 En los casos de extravío, pérdida, robo o destrucción de un documento físico o electrónico, el servidor público responsable de su custodia y conservación, deberá proceder a su recuperación o reconstitución, si ello fuere posible, dando cuenta inmediata a su superior jerárquico de dicho extravío, pérdida, robo o destrucción.

En caso de robo, deberá denunciar inmediatamente a las autoridades competentes, para realizar la investigación.

(F. DE E., G.G. 29 DE MAYO DE 1986)

Artículo 8 Los documentos de contenido administrativo de importancia, serán conservados por 20 años, y si el documento se vincula con las funciones de 2 ó más sujetos públicos, deberá transmitirse la información correspondiente, para el efecto del proceso o vaciado en otros documentos.

Ningún documento podrá ser destruido, a menos, que, por escrito, lo determine la instancia facultada para ese efecto, en términos de la presente Ley.

CAPITULO SEGUNDO Artículos 9 a 21

DE LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS DE LOS SUJETOS PUBLICOS

PODER EJECUTIVO

Artículo 9 El Poder Ejecutivo Estatal en la Administración de Documentos, se sujetará a las disposiciones de la presente Ley y de las normas que se dicten al respecto.

(REFORMADO, G.G. 14 DE MAYO DE 2014)

Artículo 10 El Archivo General del Poder Ejecutivo funcionará bajo la responsabilidad de la Secretaría de Finanzas, y el Archivo Histórico del Estado será operado por el Instituto Mexiquense de Cultura.
Artículo 11 El Archivo General se integrará con los documentos que generen las funciones del Poder Ejecutivo del Estado y sus Dependencias, de la siguiente forma:
  1. Se recibirá toda la documentación que envíe el Ejecutivo del Estado y sus Dependencias, asignando a cada una de ellas el área específica para el resguardo de la documentación.

  2. Se establecerá una identificación, clasificación y catalogación de documentos uniforme en todas las áreas, la cual se realizará cuando se reciban los documentos, con apego a lo dispuesto por esta Ley y a las demás disposiciones que se dicten al respecto.

  3. El personal del Archivo, mantendrá al corriente la clasificación, catalogación y ordenación física de los documentos, a efecto de que se proporcione el servicio de consulta con la debida oportunidad y eficacia.

  4. Para efectuar la depuración de documentos archivados, corresponderá a cada Dependencia elaborar su catálogo de vigencia de documentos que contendrá entre otros datos, la determinación de los plazos de vida útil de la información.

  5. El criterio de depuración de documentos, estará determinado por las necesidades administrativas de cada Dependencia y al valor administrativo, legal, fiscal e histórico que éstos reporten.

  6. Los documentos que según las normas y catálogos de vigencia hayan agotado su vida administrativa útil y no se consideren de importancia para formar parte del Archivo Histórico, se darán de baja y estarán a disposición de las autoridades competentes para los efectos procedentes.

  7. En el proceso de depuración de los archivos administrativos, se deberá contar con el personal especializado, del Archivo Histórico, que valoren los documentos con apego a las disposiciones de la materia.

  8. El Archivo General del Poder Ejecutivo mantendrá comunicación directa con cada uno de los archivos de las Dependencias para efecto de coordinación, asesoría y control operativo.

    (F. DE E., G.G. 29 DE MAYO DE 1986)

  9. Se procurará utilizar técnicas especializadas en archivonomía y reproducción de documentos, cuando éstos contengan materias de interés general, histórico, institucional o bien, para efectos de seguridad, sustitución de documentos o facilidad de consulta.

  10. La documentación que se encuentra bajo la responsabilidad del archivo, sólo será accesible a servidores públicos que tengan autorización expresa para su consulta, salvo en el caso de que se trate de documentos que por su naturaleza se encuentren en archivos de consulta al público.

  11. Las Oficinas de Organización y Métodos prestaran el apoyo técnico necesario para el diseño y aplicación de instrumentos administrativos y manuales de organización.

    I) Cuando un servidor público deje de desempeñar un determinado cargo, deberá hacer entrega a quien corresponda, de toda la documentación oficial que esté en su poder, procurando que dicha entrega se realice de conformidad con las políticas y procedimientos que para el efecto se establezcan.

    (REFORMADO, G.G. 6 DE ENERO DE 2016)

Artículo 12 El Archivo Histórico del Estado se integrará con los documentos físicos y electrónicos que habiendo sido clasificados como Históricos, sean entregados por cualquier título a la Administración del Poder Ejecutivo del Estado.
Artículo 13 Los documentos que integren el Archivo Histórico del Estado únicamente podrán ser consultados por los usuarios dentro del edificio en donde se encuentren instalados.
Artículo 14 El titular del Archivo Histórico del Estado, será el encargado de controlar, apoyar técnicamente la clasificación, catalogación, conservación, restauración, reproducción, resguardo y depuración de los documentos históricos del Estado y tendrá las siguientes atribuciones:

(REFORMADO, G.G. 6 DE ENERO DE 2016)

  1. Procurar integrar el archivo con documentos históricos originales y electrónicos, evitando en lo posible, la guarda de documentos ilegibles e impresos de poca duración.

  2. Seleccionar de la documentación existente en los archivos administrativos, los que puedan tener información de valor histórico, o en su caso, integrar todos aquellos que en su conjunto formen evidencias históricas importantes.

  3. Realizar la reproducción de documentos con valor histórico, cuando por su estado físico se ponga en peligro su preservación, o su valor histórico sea de carácter excepcional.

  4. El titular del Archivo Histórico del Estado, podrá celebrar convenios o en su caso, intercambiar información técnica con los responsables de los Archivos Históricos de otras Entidades Federativas, de asociaciones civiles o Instituciones particulares si se da el caso.

(F. DE E., G.G. 29 DE MAYO DE 1986)

Artículo 15 En el Poder Ejecutivo Estatal, habrá Archivos Histórico, de transferencia y de trámite que establezca la reglamentación correspondiente.

PODER LEGISLATIVO

(REFORMADO PRIMER PÁRRAFO, G.G. 6 DE ENERO DE 2016)

Artículo 16 El Archivo General de la Legislatura del Estado, se integrará por todos aquellos documentos físicos y electrónicos que emanen de este Órgano y por aquellos que por cualquier título remitan el Ejecutivo del Estado o cualquier otra autoridad y tendrá las funciones y objetivos siguientes:
  1. Deberá mantener nexos operativos con el Archivo General del Poder Ejecutivo y el Archivo Histórico del Estado, para efectos de clasificación, catalogación y depuración de documentos.

  2. Establecerá nexos de coordinación con el Archivo General del Poder Ejecutivo, para efectos de reproducir y publicar información de interés general.

    ...

Para continuar leyendo

Solicita tu prueba

VLEX utiliza cookies de inicio de sesión para aportarte una mejor experiencia de navegación. Si haces click en 'Aceptar' o continúas navegando por esta web consideramos que aceptas nuestra política de cookies. ACEPTAR