Ley de Documentos Administrativos e Historicos del Estado de Mexico
LEY DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS DEL ESTADO DE MÉXICO
ÚLTIMA REFORMA PUBLICADA EN LA GACETA DEL GOBIERNO: 20 DE DICIEMBRE DE 2016.
Ley publicada en la Sección Primera de la Gaceta del Gobierno del Estado de México, el lunes 24 de marzo de 1986.
El Ciudadano LICENCIADO ALFREDO DEL MAZO G., Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de México, a sus habitantes sabed:
Que la Legislatura del Estado, ha tenido a bien aprobar lo siguiente:
DECRETO NUMERO 57
LA H. XLIX LEGISLATURA DEL ESTADO DE MEXICO,
D E C R E T A :
LEY DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E HISTORICOS DEL ESTADO DE MEXICO
(REFORMADO, G.G. 6 DE ENERO DE 2016)
Se entiende por documento, cualquier objeto o archivo electrónico o de cualquier otra tecnología existente que pueda dar constancia de un hecho.
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Los actos tendientes a inventariar, regular, coordinar y dinamizar el funcionamiento y uso de los documentos existentes en los Archivos Administrativos e Históricos de los Poderes del Estado, Municipios y Organismos Auxiliares y en su caso, los que posean particulares.
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Los actos que se realicen para generar, recibir, mantener, custodiar, reconstruir, depurar o destruir Documentos Administrativos o Históricos, que por su importancia sean fuentes esenciales de información acerca del pasado y presente de la vida institucional del Estado.
Los usuarios, son aquellas personas, que reciben el beneficio del uso temporal y controlado de los Documentos que obran en los Archivos.
(REFORMADO, G.G. 6 DE ENERO DE 2016)
(REFORMADO, G.G. 30 DE ABRIL DE 2004)
(REFORMADO PRIMER PÁRRAFO, G.G. 6 DE ENERO DE 2016)
En caso de robo, deberá denunciar inmediatamente a las autoridades competentes, para realizar la investigación.
(F. DE E., G.G. 29 DE MAYO DE 1986)
Ningún documento podrá ser destruido, a menos, que, por escrito, lo determine la instancia facultada para ese efecto, en términos de la presente Ley.
DE LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS DE LOS SUJETOS PUBLICOS
PODER EJECUTIVO
(REFORMADO, G.G. 14 DE MAYO DE 2014)
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Se recibirá toda la documentación que envíe el Ejecutivo del Estado y sus Dependencias, asignando a cada una de ellas el área específica para el resguardo de la documentación.
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Se establecerá una identificación, clasificación y catalogación de documentos uniforme en todas las áreas, la cual se realizará cuando se reciban los documentos, con apego a lo dispuesto por esta Ley y a las demás disposiciones que se dicten al respecto.
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El personal del Archivo, mantendrá al corriente la clasificación, catalogación y ordenación física de los documentos, a efecto de que se proporcione el servicio de consulta con la debida oportunidad y eficacia.
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Para efectuar la depuración de documentos archivados, corresponderá a cada Dependencia elaborar su catálogo de vigencia de documentos que contendrá entre otros datos, la determinación de los plazos de vida útil de la información.
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El criterio de depuración de documentos, estará determinado por las necesidades administrativas de cada Dependencia y al valor administrativo, legal, fiscal e histórico que éstos reporten.
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Los documentos que según las normas y catálogos de vigencia hayan agotado su vida administrativa útil y no se consideren de importancia para formar parte del Archivo Histórico, se darán de baja y estarán a disposición de las autoridades competentes para los efectos procedentes.
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En el proceso de depuración de los archivos administrativos, se deberá contar con el personal especializado, del Archivo Histórico, que valoren los documentos con apego a las disposiciones de la materia.
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El Archivo General del Poder Ejecutivo mantendrá comunicación directa con cada uno de los archivos de las Dependencias para efecto de coordinación, asesoría y control operativo.
(F. DE E., G.G. 29 DE MAYO DE 1986)
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Se procurará utilizar técnicas especializadas en archivonomía y reproducción de documentos, cuando éstos contengan materias de interés general, histórico, institucional o bien, para efectos de seguridad, sustitución de documentos o facilidad de consulta.
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La documentación que se encuentra bajo la responsabilidad del archivo, sólo será accesible a servidores públicos que tengan autorización expresa para su consulta, salvo en el caso de que se trate de documentos que por su naturaleza se encuentren en archivos de consulta al público.
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Las Oficinas de Organización y Métodos prestaran el apoyo técnico necesario para el diseño y aplicación de instrumentos administrativos y manuales de organización.
I) Cuando un servidor público deje de desempeñar un determinado cargo, deberá hacer entrega a quien corresponda, de toda la documentación oficial que esté en su poder, procurando que dicha entrega se realice de conformidad con las políticas y procedimientos que para el efecto se establezcan.
(REFORMADO, G.G. 6 DE ENERO DE 2016)
(REFORMADO, G.G. 6 DE ENERO DE 2016)
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Procurar integrar el archivo con documentos históricos originales y electrónicos, evitando en lo posible, la guarda de documentos ilegibles e impresos de poca duración.
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Seleccionar de la documentación existente en los archivos administrativos, los que puedan tener información de valor histórico, o en su caso, integrar todos aquellos que en su conjunto formen evidencias históricas importantes.
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Realizar la reproducción de documentos con valor histórico, cuando por su estado físico se ponga en peligro su preservación, o su valor histórico sea de carácter excepcional.
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El titular del Archivo Histórico del Estado, podrá celebrar convenios o en su caso, intercambiar información técnica con los responsables de los Archivos Históricos de otras Entidades Federativas, de asociaciones civiles o Instituciones particulares si se da el caso.
(F. DE E., G.G. 29 DE MAYO DE 1986)
PODER LEGISLATIVO
(REFORMADO PRIMER PÁRRAFO, G.G. 6 DE ENERO DE 2016)
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Deberá mantener nexos operativos con el Archivo General del Poder Ejecutivo y el Archivo Histórico del Estado, para efectos de clasificación, catalogación y depuración de documentos.
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Establecerá nexos de coordinación con el Archivo General del Poder Ejecutivo, para efectos de reproducir y publicar información de interés general.
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