Ley de Archivos del Estado de Tlaxcala

LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE TLAXCALA

TEXTO ORIGINAL.

Ley publicada en el Extraordinario del Periódico Oficial del Estado de Tlaxcala, el viernes 13 de mayo de 2011.

Al margen un sello con el Escudo Nacional que dice Estados Unidos Mexicanos. Congreso del Estado Libre y Soberano. Tlaxcala. Poder Legislativo.

MARIANO GONZALEZ ZARUR, Gobernador del Estado a sus habitantes sabed:

Que por conducto de la Secretaría Parlamentaria del Honorable Congreso del Estado, con esta fecha se me ha comunicado lo siguiente:

EL CONGRESO DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE TLAXCALA, A NOMBRE DEL PUEBLO DECRETA.

NUMERO 20

LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE TLAXCALA

Título Primero
Disposiciones generales Artículos 1 a 69
Capítulo I Artículos 1 a 8

Del objeto y ámbito de aplicación

Artículo 1 Las disposiciones de esta Ley son de orden público e interés social, tienen por objeto:
  1. Establecer los criterios generales en materia de coordinación, administración y conservación archivística de toda la documentación en poder de los sujetos obligados por la Ley de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales para el Estado de Tlaxcala, y

  2. Implementar los instrumentos de sistematización de los archivos de gestión e histórico en los términos que marca la Ley.

Artículo 2

Los particulares podrán solicitar al Archivo Histórico del Estado, la inclusión de aquellos documentos o colecciones documentales que tengan relevancia para la historia y la cultura del Estado, a efecto de que sean declarados como históricos y se inscriban en el registro del patrimonio documental del Estado, sin afectar la legítima propiedad privada de los mismos o la situación jurídica que detenten sus propietarios o legítimos poseedores.

Artículo 3 Son entidades públicas obligadas al cumplimiento de esta Ley:
  1. Las dependencias, entidades, organismos públicos descentralizados, fideicomisos, órganos desconcentrados, y patronatos de la administración pública dependiente del Poder Ejecutivo del Estado y de los municipios;

  2. El Congreso del Estado de Tlaxcala;

  3. El Tribunal Superior de Justicia del Estado;

  4. El Tribunal de Conciliación y Arbitraje del Estado;

  5. El Instituto Electoral de Tlaxcala;

  6. La Comisión Estatal de Derechos Humanos;

  7. La Universidad Autónoma de Tlaxcala;

  8. La Comisión de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala;

  9. El Órgano de Fiscalización Superior;

  10. La Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Estado;

  11. Aquellos que la legislación local reconozca como de interés público y ejerzan gasto público, y;

  12. Los entes equivalentes a personas jurídicas de derecho público o privado, ya sea que en ejercicio de sus actividades actúen en auxilio de los órganos antes citados o ejerzan gasto público.

    Artículo. 4. Para los efectos de esta Ley se entiende por:

  13. Administración documental. Los actos y acciones destinadas a clasificar, ordenar, regular, coordinar, y fortalecer el funcionamiento y uso de los documentos existentes en los archivos administrativos e históricos de las entidades públicas estatal y municipal, así como los actos que se realicen para generar, recibir, mantener, custodiar, reconstruir, y depurar los documentos administrativos o históricos que por su importancia sean fuentes esenciales de información;

  14. Archivo. Conjunto de documentos organizados y reunidos por los sujetos obligados, en el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e investigación;

  15. Catálogo de disposición documental. Registro general y sistemático elaborado por el responsable de archivos de cada entidad pública y aprobado por el Comité Técnico de Archivos, en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservado o confidencial y su destino;

  16. Clasificación Archivística. Es el proceso mediante el cual se identifica, agrupa, sistematiza y codifican los expedientes de acuerdo con su origen estructural y funcional;

  17. Consejo. El Consejo General de Archivos del Estado;

  18. Conservación Preventiva. Conjunto de acciones tendientes a garantizar la conservación del patrimonio documental mediante implantación de adecuados programas de mantenimiento para lograr condiciones medio ambientales apropiadas, procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos, exhibición, transporte de los mismos, establecimiento de planes para el control de plagas y planes de emergencias contra desastres;

    VII Comité. Comité Técnico de Archivos de cada una de las entidades públicas previstas en el artículo 3 de esta Ley;

  19. Cuadro general de clasificación archivística. Instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una entidad pública. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental;

  20. Depuración documental. También conocido como baja documental, es el proceso de eliminación razonada y sistemática de documentación que haya prescrito en sus valores primarios: administrativos, legales o fiscales, y que no posea valores secundarios o históricos: evidenciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoración de los documentos de archivo;

  21. Descripción Archivística. Es el registro sistematizado de la información de los documentos de archivo, recopilado, organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para localizar y explicar el contexto y sistema que los ha producido;

  22. Destino. Determinación de la transferencia al área de archivo que le corresponda de acuerdo con el ciclo vital de los documentos o, en su caso, la baja documental de éstos;

  23. Disposición Documental. Es el destino sucesivo inmediato de los expedientes y series documentales dentro del Sistema Institucional de Archivos, una vez que prescriben sus valores primarios, administrativos, legales o fiscales, dando lugar a la selección de los documentos de archivo que adquieren un valor secundario o a la baja documental o depuración de los que no tienen valor secundario o histórico;

  24. Documento. Testimonio material de la expresión en lenguaje natural o convencional registrado en cualquier tipo de soporte material (papel, cinta, disco magnético, película, fotografía; etcétera), incluso los soportes informáticos;

  25. Documento de Archivo. La información que generen, reciban o administren las entidades públicas en sus respectivos sistemas institucionales de archivos, que se encuentre contenida en cualquier medio o soporte documental, ya sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático, holográfico o cualquier otro derivado de las innovaciones;

  26. Documentación de Archivo. Toda la que se encuentre en cualquier registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de las entidades públicas;

  27. Documento electrónico. Aquella información cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado, y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse;

  28. Documento electrónico de archivo. El de archivo digital o análogo que es transportado por un conductor eléctrico y requiere del uso de un equipo electrónico para ser inteligible por una persona;

  29. Difusión. Función archivística fundamental cuya finalidad es por una parte, promover y generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos, y por otra, hacer partícipe a la sociedad del papel que desempeñan los archivos en ella. Actividades propias de esta función son: exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes pedagógicos, etc.;

  30. Donación. Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante el cual el propietario, previa aceptación por parte de las entidades públicas, cede el derecho sobre los mismos;

  31. Expediente. Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la Serie Documental;

  32. Fondo. Conjunto de documentos, con independencia de su soporte o tipo documental, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por una persona física, familia, institución pública o privada en el transcurso de sus actividades como productor;

  33. Gestión Documental. Sistema de procedimientos que permite conducir el flujo informativo dentro de una institución, mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y apego a derecho;

  34. Información. Todo archivo, registro, o dato contenido en cualquier medio, documento o registro impreso, óptico, magnético, químico, físico o biológico que se encuentre en poder de las entidades públicas;

  35. Instrumentos de Control Archivístico. Son los que permiten la ejecución de los procesos archivísticos asociados al ciclo vital de los documentos de archivo;

  36. Inventarios Documentales. Instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización...

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