Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
| Fecha de disposición | 16 Junio 2020 |
| Fecha de publicación | 13 Julio 2020 |
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE GUANAJUATO
ÚLTIMA REFORMA PUBLICADA EN EL PERIÓDICO OFICIAL: 22 DE DICIEMBRE DE 2022.
Ley publicada en el No. 139 del Periódico Oficial del Estado de Guanajuato, el lunes 13 de Julio de 2020.
DIEGO SINHUE RODRÍGUEZ VALLEJO, GOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE GUANAJUATO, A LOS HABITANTES DEL MISMO SABED:
QUE EL H. CONGRESO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE GUANAJUATO, HA TENIDO A BIEN DIRIGIRME EL SIGUIENTE:
DECRETO NÚMERO 192
LA SEXAGÉSIMA CUARTA LEGISLATURA CONSTITUCIONAL DEL CONGRESO DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE GUANAJUATO, D E C R E TA:
ARTÍCULO PRIMERO. Se expide la Ley de Archivos del Estado de Guanajuato, para quedar en los términos siguientes:
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE GUANAJUATO
TÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
Capítulo único
Objeto
Naturaleza y objeto de la Ley
Artículo 1. La presente Ley es de orden público y de observancia general en el Estado de Guanajuato y tiene por objeto establecer los principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial y de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo del Estado, partidos políticos, fideicomisos de participación estatal y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad del Estado y los municipios.
Así como determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema de Archivos del Estado de Guanajuato y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de interés público de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica.
Objetivos de la Ley
Artículo 2. Son objetivos de esta Ley:
I. Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al desarrollo de sistemas de archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional;
II. Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional, a fin de que éstos se actualicen y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y al ejercicio de los recursos públicos, así como de aquella que por su contenido sea de interés público;
III. Promover el uso y difusión del contenido de los archivos producidos por los sujetos obligados, para favorecer la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la memoria institucional del Estado de Guanajuato;
IV. Promover el uso y aprovechamiento de tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos por los sujetos obligados;
V. Sentar las bases para el desarrollo y la implementación de un sistema integral de gestión de documentos electrónicos encaminado al establecimiento de gobiernos digitales y abiertos en el ámbito estatal y municipal que beneficien con sus servicios a la ciudadanía;
VI. Establecer mecanismos que permitan a las autoridades estatales y municipales del Estado de Guanajuato y demás sujetos obligados, la colaboración en materia de archivos entre ellas y con autoridades federales;
VII. Promover la cultura de la calidad en los archivos mediante la adopción de buenas prácticas nacionales e internacionales;
VIII. Contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria, de conformidad con lo dispuesto por la Ley General de Archivos, esta Ley y demás disposiciones aplicables;
IX. Promover la organización, conservación, difusión y divulgación del patrimonio documental del Estado y los municipios de Guanajuato; y
X. Fomentar la cultura archivística y el acceso a los archivos.
Aplicación e interpretación de la Ley
Artículo 3. La aplicación e interpretación de esta Ley se hará acorde a lo previsto por la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, los tratados internacionales de los que México sea parte, la Ley General de Archivos y la Constitución Política para el Estado de Guanajuato, privilegiando en todo momento el respeto a los derechos humanos y favoreciendo en todo tiempo la protección más amplia a las personas y el interés público.
A falta de disposición expresa en la presente Ley, se aplicarán de manera supletoria las disposiciones administrativas correspondientes del Código de Procedimiento y Justicia Administrativa para el Estado y los Municipios de Guanajuato y del Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Guanajuato.
Glosario
Artículo 4. Para los efectos de esta Ley se entenderá por:
I. Acervo: al conjunto de documentos producidos y recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden;
II. Actividad archivística: al conjunto de acciones encaminadas a administrar, organizar, conservar y difundir documentos de archivo;
III. Archivo: al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden;
IV. Archivo de concentración: al integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental;
V. Archivo de trámite: al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados;
VI. Archivo General: al Archivo General de la Nación;
(REFORMADA, P.O. 22 DE DICIEMBRE DE 2022)
VII. Archivo General del Estado: al organismo descentralizado no sectorizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, con autonomía técnica y de gestión, especializado en materia de archivos;
VIII. Archivo histórico: al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria del Estado y los municipios, así como de la nación, cuyo carácter es público;
IX. Archivos privados de interés público: al conjunto de documentos de interés público, histórico o cultural, que se encuentran en propiedad de particulares, que no reciban o ejerzan recursos públicos ni realicen actos equivalentes a los de autoridad en el Estado y los municipios;
X. Área coordinadora de archivos: a la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional;
XI. Áreas operativas: a las que integran el sistema institucional, las cuales son la unidad de correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración y, en su caso, histórico;
XII. Baja documental: a la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables;
XIII. Catálogo de disposición documental: al registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental;
XIV. Ciclo vital: a las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico;
XV. Consejo Estatal: al Consejo del Estado de Guanajuato en materia de archivos;
XVI. Consejo Nacional: al Consejo Nacional de Archivos;
XVII. Conservación de archivos: al conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo;
XVIII. Consulta de documentos: a las actividades relacionadas con la implantación de controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos;
XIX. Cuadro general de clasificación archivística: al instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado;
XX. Datos abiertos: a los datos digitales de carácter público que son accesibles en línea y pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos, por cualquier interesado;
XXI. Disposición documental: a la selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales;
XXII. Documento de archivo: toda aquella información registrada en cualquier tipo de soporte, producida, recibida, utilizada y conservada por los sujetos obligados en el ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, y que contenga un hecho o acto administrativo, jurídico, fiscal, contable o de relevancia cultural, testimonial o científica;
XXIII. Documentos históricos: a los que se preservan permanentemente porque poseen valores evidenciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, y que por ello forman parte íntegra de la memoria colectiva del país, del Estado y los municipios y son fundamentales para el conocimiento de la historia nacional, regional o local;
XXIV. Entes públicos: a los poderes Legislativo y Judicial, los órganos constitucionales autónomos, las dependencias y...
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