Ley de Archivos y Administracion de Documentos del Estado de Mexico y Municipios



[N. DE E. DE CONFORMIDAD CON EL ARTÍCULO PRIMERO TRANSITORIO DEL PRESENTE ORDENAMIENTO, ENTRA EN VIGOR A LOS 365 DÍAS SIGUIENTES CONTADOS A PARTIR DE SU PUBLICACIÓN EN EL PERIÓDICO OFICIAL.]

LEY DE ARCHIVOS Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS

TEXTO ORIGINAL.

Ley publicada en la Sección Primera de la Gaceta del Gobierno del Estado de México, el jueves 26 de noviembre de 2020.

ALFREDO DEL MAZO MAZA, Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de México, a sus habitantes sabed:

Que la Legislatura del Estado, ha tenido a bien aprobar lo siguiente:

La H. "LX" Legislatura del Estado de México decreta:

DECRETO NÚMERO 214

ARTÍCULO ÚNICO Se expide la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios, para quedar como sigue:

LEY DE ARCHIVOS Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS

LIBRO PRIMERO

DE LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN HOMOGÉNEA DE LOS ARCHIVOS

TÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES Artículos 1 a 98
CAPÍTULO ÚNICO Artículos 1 a 5

DEL OBJETO Y DE LA APLICACIÓN DE LA LEY

Artículo 1

La presente Ley es de orden público y de observancia general en el Estado de México, y tiene por objeto establecer la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los Archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, jurídica colectiva o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad del Estado de México y municipios. Así como determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Archivos y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de Archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica estatal.

Artículo 2 Son objetivos de esta Ley:
  1. Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al desarrollo de sistemas de Archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita, de los Documentos de Archivo que poseen los Sujetos Obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional;

  2. Regular la organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de los Sujetos Obligados, a fin de que éstos se actualicen y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y al ejercicio de los recursos públicos, así como de aquélla que por su contenido sea de interés público;

  3. Promover el uso y difusión de los Archivos producidos por los Sujetos Obligados, para favorecer la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la memoria institucional del Estado México y sus municipios;

  4. Promover el uso y aprovechamiento de tecnologías de la información para mejorar la administración de los Archivos por los Sujetos Obligados;

  5. Promover la cultura de la calidad en los Archivos mediante la adopción de buenas prácticas estatales y municipales;

  6. Contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria, de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables;

  7. Promover la organización, conservación, difusión y divulgación del Patrimonio Documental del Estado de México y sus municipios;

  8. Fomentar la cultura archivística y el acceso a los Archivos en el Estado de México y sus municipios, y

  9. Establecer la competencia, operación y funcionamiento del Archivo General del Estado, en materia de Archivos y administración de documentos.

Artículo 3 La aplicación e interpretación de esta Ley se hará acorde a la Ley General de Archivos y a la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México, privilegiando el respeto irrestricto a los derechos humanos y favoreciendo en todo tiempo la protección más amplia a las personas y al interés público.

A falta de disposición expresa en la presente Ley, se aplicarán de manera supletoria la Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado de México, el Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México y el Código de Procedimientos Civiles del Estado de México.

La interpretación de esta Ley corresponde al Consejo Estatal de Archivos y Administración de Documentos.

Artículo 4 Además de las definiciones previstas en la Ley General, para los efectos de esta Ley se entenderá por:
  1. Acervo: Al conjunto de documentos producidos y recibidos por los Sujetos Obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden;

  2. Actividad Archivística: Al conjunto de acciones encaminadas a administrar, organizar, conservar y difundir Documentos de Archivo;

  3. Administración de Archivos: Al conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los Archivos;

  4. Archivo: Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los Sujetos Obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden;

  5. Archivo de Concentración: Al integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él, hasta su Disposición Documental;

  6. Archivo de Trámite: Al integrado por Documentos de Archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los Sujetos Obligados;

  7. Archivo General: Al Archivo General de la Nación;

  8. Archivo General del Estado: Al Archivo General del Estado de México;

  9. Archivo Histórico: Al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria estatal o municipal de carácter público;

  10. Archivos Privados de Interés Público: Al conjunto de documentos de interés público, histórico o cultural, que se encuentran en propiedad de particulares, que no reciban o ejerzan recursos públicos ni realicen actos de autoridad en los diversos ámbitos de gobierno;

  11. Área Coordinadora de Archivos: A la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de Gestión Documental y Administración de Archivos, así como de coordinar las Áreas Operativas del Sistema Institucional de cada Sujeto Obligado;

  12. Áreas Operativas: A las que integran el Sistema Institucional de Archivos, las cuales son la unidad de correspondencia, Archivo de Trámite, Archivo de Concentración y, en su caso, Histórico;

  13. Baja Documental: A la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables;

  14. Catálogo de Disposición Documental: Al registro general y sistemático que establece los valores documentales, la Vigencia Documental, los plazos de conservación y la Disposición Documental;

  15. Ciclo Vital: A las etapas por las que atraviesan los Documentos de Archivo desde su producción o recepción hasta su Baja Documental o Transferencia a un Archivo Histórico;

  16. Consejo Estatal: Al Consejo Estatal de Archivos y Administración de Documentos;

  17. Consejo Nacional: Al Consejo Nacional de Archivos;

  18. Conservación de Archivos: Al conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo;

  19. Consulta de Documentos: A las actividades relacionadas con la implantación de controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos;

  20. Cuadro General de Clasificación Archivística: Al instrumento técnico que refleja la estructura de un Archivo con base en las atribuciones y funciones de cada Sujeto Obligado;

  21. Datos Abiertos: A los datos digitales de carácter público que son accesibles en línea y pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos, por cualquier interesado;

  22. Director General: A la persona titular del Archivo General del Estado;

  23. Disposición Documental: A la selección sistemática de los Expedientes de los Archivos de Trámite o Concentración cuya Vigencia Documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar Transferencias ordenadas o Bajas Documentales;

  24. Documento de Archivo: Al documento que registra cualquier hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, producido, recibido y utilizado por cualquier Sujeto Obligado en el ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, con independencia de su Soporte Documental;

  25. Documentos Históricos: A los que se preservan permanentemente porque poseen valores evidenciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, y que, por ello, forman parte íntegra de la memoria colectiva del Estado de México y sus municipios, siendo fundamentales para el conocimiento de la historia estatal y municipal;

  26. Entes Públicos: A los poderes Legislativo y Judicial, los órganos...

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