Cuándo inicia la integración del expediente personal

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La integración del expediente personal inicia en el momento en que es contratado el nuevo empleado, ya que se le requieren documentos, tales como: comprobante de domicilio, constancia del último grado de estudios, copia del RFC, copia de la cartilla del Servicio Militar Nacional, de la CURP, de identificación oficial, de inscripción en el IMSS (hoja rosa), referencias personales, cartas de recomendación y examen médico.

Con el transcurso del tiempo se le van adicionando más datos para poder verificar el desarrollo de cada empleado dentro de la empresa y de esa forma evaluar un posible ascenso ante la salida de algún otro empleado o por la creación de un nuevo proyecto.

El expediente laboral es útil como medio de probanza ante algún conflicto laboral, pues en el artículo 784 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) se establece que, en caso que exista una controversia laboral, la JCA eximirá al trabajador de la carga de la prueba y requerirá al patrón la exhibición de documentos, tales como:

  1. Fecha de ingreso del trabajador.

  2. Antigüedad.

  3. Inasistencias.

  4. Causas de rescisión de la relación laboral.

  5. Término del vínculo laboral o contrato de trabajo por obra o tiempo determinado, según lo señalado en la LFT.

  6. Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador de la fecha y causa de despido.

  7. Contrato de trabajo.

  8. Duración de la jornada laboral.

  9. Pago de días de descanso y obligatorios.

  10. Disfrute y pago de las vacaciones.

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  11. Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad.

  12. Monto y pago del salario.

  13. Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas.

  14. Incorporación y aportación al Fondo Nacional de la Vivienda.

    Los datos requeridos por las autoridades laborales, en determinado momento, se localizan en diversos documentos, los cuales deben identificarse y tenerse al alcance para evitar inconvenientes. A continuación, se presenta una lista de documentos que son necesarios para conservar y obtener información del empleado.

    Documento fuente Información obtenida
    Solicitud de empleo
    Contrato individual de trabajo
    Datos generales y periodo de contratación
    Contrato individual de trabajo
    Aviso de inscripción ante el IMSS (Afil-02)
    Recibos de nómina
    Fecha de ingreso a la empresa
    Control de evaluaciones
    Contrato individual de trabajo
    Antigüedad laboral
    Recibos de nómina
    Incapacidades expedidas por el IMSS
    Control de incidencias (como faltas, permisos e incapacidades)
    Tarjetas o
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