Acuerdo por el que se da a conocer el Manual Específico de Operación Archivística del Fideicomiso de Recuperación Crediticia del Distrito Federal, FIDERE III (con número de Registro ME-09FRC-01/11 emitido por la Coordinación General de Modernización Administrativa del Gobierno del Distrito Federal)
FIDEICOMISO DE RECUPERACIÓN CREDITICIA DEL DISTRITO FEDERAL, FIDERE III
MARÍA YSAURA MORENO ALAMINA, Directora General del Fideicomiso de Recuperación Crediticia del Distrito Federal FIDERE III, con fundamento en los artículos 97 del Estatuto de Gobierno del Distrito Federal; 61 y 71 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal; 19 del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal; 20 y 23 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, 11 de la Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal, Numerales 2.4.6.7 y 2.4.7.2 de la Circular de la Contraloría General para el Control y Evaluación de la Gestión Pública, el Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administración, y la Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal, tengo a bien expedir el siguiente:
ACUERDO POR EL QUE SE DA A CONOCER EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL FIDEICOMISO DE RECUPERACIÓN CREDITICIA DEL DISTRITO FEDERAL, FIDERE III (CON NÚMERO DE REGISTRO ME-09FRC-01/11 EMITIDO POR LA COORDINACION GENERAL DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL)
ÍNDICE
I.-Presentación
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Antecedentes
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Marco Jurídico-Administrativo
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Objetivo General
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Políticas para la Administración del Sistema Institucional de Archivos
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Glosario de Términos y Abreviaturas
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Estructura Organizacional del Sistema de Archivos
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Políticas y Normas de operación
A. Políticas Generales
B. De los Instrumentos de Control Archivístico
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Funcionamiento del Sistema de Archivos
A. Administración de Documentos de Archivo
B. Control de Archivos
C. Unidades de Correspondencia
D. Archivos de Trámite
E. Archivo de Concentración
F. Vigencia de archivos
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Procedimientos y Diagramas de Flujo
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Archivo de Trámite
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Transferencia Primaria
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Registro y seguimiento de correspondencia
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Baja o depuración documental
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Formatos de Instrumentos de Control Archivístico
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Cuadro General de Clasificación Archivística (Anexo Uno)
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Tabla de Determinantes de Oficina (Anexo Dos)
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Catálogo de Series Documentales (Anexo Tres)
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Carátula Estandarizada de Expedientes (Anexo Cuatro)
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Catálogo de Disposición Documental (Anexo Cinco)
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Calendario de Caducidades (Anexo Seis)
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Inventario de Descripción Archivística (Anexo Siete)
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Formato Estandarizado para Transferencias (Anexo Ocho)
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Guía General de Fondos (Anexo Nueve)
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Controles de correspondencia de entrada, en trámite (control de gestión) y salida; (Anexo Diez)
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Control de préstamos de expedientes y estadísticas de usuarios; (Anexo Once)
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Inventarios de baja documental. (Anexo Doce)
I. PRESENTACIÓN
Con el fin de transparentar el ejercicio de la función pública y garantizar el efectivo acceso de toda persona a la información pública, se hace necesario contar con un Sistema Institucional de Archivos que permita localizar, con prontitud y seguridad, los datos que genere, procese o reciba con motivo del desempeño de su función sustantiva, el Fideicomiso de Recuperación Crediticia del Distrito Federal FIDERE III.
En este afán, el presente Manual Específico de Operación Archivística describe la metodología y los procedimientos sustantivos que sirven como herramienta normativa para las áreas que integran el FIDERE III, así como establecer las normas reguladoras y criterios sobre ordenación, clasificación, valoración, transparencia, selección y baja de documentos, conforme a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal y normatividad aplicable.
Por ello, surge la necesidad de contar con una herramienta útil para la organización de sus archivos, un manual de operación en el que se establece el manejo y flujo eficiente de archivos en cuanto a su descripción, registro, clasificación y organización que les corresponde, además de determinar vigencias y transferencias de los archivos que se conservan en unidades administrativas de las áreas que integran el FIDERE III, así como facilitar la introducción y uso paulatino de tecnologías de la información en su manejo.
En este documento se dan a conocer las normas y políticas de observancia obligatoria que orientan sobre el manejo y control de archivos administrativos que generan las áreas internas de este Fideicomiso y se establecen los criterios de organización y conservación de la documentación contenida en los archivos del FIDERE III, con el objeto que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos.
La observancia y cumplimiento del presente instrumento es responsabilidad de todas y cada una de las áreas y de todos los servidores públicos que forman parte del FIDERE III.
II. ANTECEDENTES
Esta Entidad se constituyó como un Fideicomiso del Gobierno del Distrito Federal, en los términos de la Escritura Pública número treinta y siete mil ochocientos setenta y dos, de fecha diecinueve de octubre de mil novecientos setenta y dos, otorgada ante la Fe del Licenciado Francisco Vázquez Pérez, Notario Público Número 74 del Distrito Federal, cuyo Primer Testimonio quedó inscrito en el libro de registro de Fidecomisos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, bajo el número 1612, en el que se hizo constar la constitución del Fideicomiso de Administración denominado "Programa de Remodelación Urbana de la Ciudad de México" que celebraron como fideicomitente el Gobierno Federal de los Estados Unidos Mexicanos, a través de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, y como fiduciaria la Sociedad Mexicana de Crédito Industrial, Sociedad Anónima, en esa fecha "Banco Mexicano Somex" Sociedad Nacional de Crédito, hoy "Banco Santander Sociedad Anónima" con la intervención del Instituto Nacional para el Desarrollo de la Comunidad Rural y la Vivienda Popular (INDECO), con los objetivos y finalidades señaladas en dicha escritura.
Mediante convenio de fecha treinta de junio de mil novecientos noventa y cuatro, se suscribió un convenio modificatorio al contrato referido en las declaraciones anteriores, ampliándose el objeto del Fideicomiso, para que en lo sucesivo se hiciera cargo de la recuperación de los créditos de vivienda que otorga el Gobierno del Distrito Federal, así como las instituciones bancarias que otorgan crédito para la vivienda de nivel medio y popular, y su cambio de denominación a Fideicomiso de Recuperación Crediticia de la Vivienda Popular (FIDERE II).
Con fecha catorce de septiembre de dos mil uno, se celebró un convenio modificatorio al contrato relacionado en las declaraciones anteriores, para ampliar el objeto del mismo y para que en lo sucesivo pudiera hacerse cargo de la recuperación de los créditos provenientes de programas diversos y su cambio de denominación a "Fideicomiso de Recuperación Crediticia del Distrito Federal" (FIDERE III).
Actualmente es un Fideicomiso sectorizado orgánicamente a la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Distrito Federal tal como se desprende del acuerdo por el que da a conocer la relación de Fideicomisos Públicos de la Administración Pública del Distrito Federal," publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal en fecha 27 de enero de 2011.
Adicionalmente, es de importancia precisar que la información que se resguarda en los archivos de esta Entidad es básica para una adecuada y eficiente administración y una cabal rendición de cuentas, así como un elemento indispensable en el manejo de documentos que garantice el libre acceso a la información en el contexto de la transparencia, en términos de lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el día 08 de octubre del 2008 y en términos del numeral 7 "Administración de Documentos y Archivística" de la Circular Uno denominada "Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas del Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal".
En este sentido, con fecha 21 de noviembre de 2007, el FIDERE III instaló el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Fideicomiso de Recuperación Crediticia del Distrito Federal COTECIAD-FIDERE III.
En este orden, el 30 de julio del 2010, el citado Órgano Colegiado aprobó el Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Fideicomiso de Recuperación Crediticia del Distrito Federal COTECIADFIDERE III.
Desde su instalación el COTECIAD-FIDERE III ha encaminado sus trabajos a asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos, estableciendo el Sistema Institucional de Archivos del Fideicomiso de Recuperación Crediticia del Distrito Federal FIDERE III, el cual permitirá homogeneizar los criterios para el ingreso, registro, organización, descripción, concentración, uso, custodia y destino final de la documentación.
En términos de la normatividad aplicable, anualmente se aprueba al Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, mismo que se pone en práctica y en la última sesión de cada año, se rinde el correspondiente informe de su cumplimiento.
En este sentido, el presente Manual Específico de Operación Archivística es parte central del Sistema Institucional de Archivos del FIDERE III, ya que será la guía que permitirá unificar la organización documental en todas las áreas del Fideicomiso.
III. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal. Fecha de la última reforma 06 de julio de 2012.
Estatuto de Gobierno del Distrito Federal. Fecha de la última reforma 28 de enero de 2011.
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Fecha de la última reforma 09 de abril de 2012.
Ley de Archivos del Distrito Federal. Fecha de la última reforma 08 de octubre de 2008.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. Fecha de la última reforma 29 de agosto de 2011.
Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal. Fecha de la...
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