Descripción del sistema contable
| Autor | Carlos R. Mathelín Leyva |
| Páginas | 103-121 |
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El sistema de contabilidad, es el medio por el cual la administración conoce, controla y dirige las operaciones de un negocio.
Los objetivos contables del control interno se pueden resumir en tres puntos:
• La obtención de información financiera, veraz y oportuna.
• La protección de los activos.
• Promover la eficiencia en la operación.
El sistema contable que se utiliza comúnmente en las empresas constructoras, es el sistema de pXólizas. Este sistema sirve para controlar, analizar, detallar y ordenar las diversas operaciones que realiza la entidad económica.
Dentro de este sistema existen tres grandes grupos que se dividen en:
Operaciones de ingreso: Representan los ingresos propios de la entidad y sus productos financieros.
Operaciones de egreso: Representan la salida de recursos financieros para cubrir los costos de las obras contratadas en proceso y los gastos de operación y financieros de la empresa.
operaciones de diario: Son aquellas operaciones en las que se realizan provisiones de pasivos y reclasificaciones en las que no interviene las salidas de efectivo ni los ingresos propios de la actividad.
Para analizar, detallar, ordenar y requisitar estas operaciones, se utilizarán tres tipos de pólizas.
• Pólizas de ingreso.
• Pólizas de egreso o cheque.
• Pólizas de diario.
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Concepto de pólizas:
Las pólizas son los documentos contabilizadores de carácter interno en las que se analizan, clasifican y se asientan las operaciones de acuerdo al catálogo general de cuentas autorizado, con base a la naturaleza de los comprobantes.
En los sistemas contables, existen dos etapas que consisten en: el origen de las operaciones y el registro de las operaciones.
Esta etapa consiste en el análisis, clasificación y codificación de la documentación comprobatoria, de acuerdo con su origen y naturaleza, y a las operaciones que se realizan por medio de las pólizas de ingreso, egreso y diario.
Estas operaciones son:
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Operaciones de ingreso.
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Operaciones de egreso.
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Operaciones de diario.
Las pólizas son la base del sistema y se definen como “Documentos contabilizadores de control interno”. En ellas se asientan las operaciones, señalando las cuentas e importes correspondientes, de acuerdo con el catálogo general de cuentas, según la naturaleza y origen de la documentación comprobatoria.
Diariamente, deberán asentarse, en forma pormenorizada, las operaciones que representan los ingresos propios de la actividad de la entidad, así como de los productos financieros que se realice en las obras en proceso contratadas a cargo de la constructora.
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Estas operaciones se realizarán, por medio de pólizas de ingreso, afectando las cuentas de resultados acreedoras correspondiente a los ingresos propios de su actividad, pudiendo ser las siguientes cuentas de mayor:
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En cada una de estas cuentas se deberá contabilizar en cuatro niveles, la cuenta de mayor, la subcuenta, que representa el nombre de la obra la sub-sub-cuenta, el nombre del cliente y/o el número de contrato respectivo y la sub-sub-subcuenta el mes y ejercicio fiscal en el que se realiza el ingreso.
Ejemplo de codificación contable:
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Estas operaciones de ingreso deberán codificarse de acuerdo al origen de la operación y con base al catálogo general de cuentas de las empresas constructoras.
La numeración de estas pólizas deberá ser por orden numérico, cronológico y por ejercicio fiscal.
La codificación y la formulación la realizará el área de codificación y análisis del departamento de contabilidad, con base en la documentación comprobatoria con original y dos copias.
El formato de estas pólizas, deberá contener como mínimo los siguientes datos:
• Mención de ser póliza de ingreso.
• Nombre de la empresa
• Fecha.
• Columnas para núm. de cta. sub-cta,sub-sub-cta y sub-sub-sub-cta.
• Espacio para el nombre de la cuenta y sub-cta.
• Columnas para los importes parciales, el debe y el haber.
• Espacio para el concepto.
• Espacio para rúbricas de quien formula, codifica y revisa.
• Espacio para la firma de quien autoriza.
• Espacio para rúbrica de quien registra y/o captura.
• Espacio para el número de la póliza
• Espacio para la rúbrica de quien revisa la impresión de los registros contables contra las pólizas capturadas.
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Estas operaciones son las que significan salidas de efectivo de las cuentas bancarias a cargo de la empresa constructora y que deberán asentarse mediante pólizas de egreso o cheque.
El tipo de operaciones que deberán realizarse en estas pólizas son:
• Pago a proveedores y acreedores diversos.
• Pago a contratistas.
• Anticipos a contratistas y destajistas.
• Anticipos a deudores diversos para gastos a comprobar (viáticos).
• Pagos de mano de obra de las obras en proceso.
• Préstamos y anticipos a funcionarios y empleados.
• Traspasos bancarios.
• Pago de gastos de operación.
• Adquisiciones de activo.
• Para gastos de administración y operación.
Cuando se realicen las operaciones señaladas, deberá elaborarse la póliza de egreso o cheque, marcando el nombre y número de la cuenta del banco y el número de cheque, así como detallar el concepto del pago.
Estas pólizas deberán numerarse en orden progresivo...
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