Cumplimiento fiscal de la nómina en México

AutorCristina Zoé Gómez Benavides
CargoPresidente de la Comisión Representativa ante Organismos de Seguridad Social. Socia de impuestos Payroll para Latam Norte EY México
Páginas12-15
Como podemos de ver, el cálculo y cumplimiento de la
nómina resulta ser uno de los temas más complejos den-
tro de una empresa, ya que involucra términos de leyes
laborales, scales y temas administrativos y nancieros.
¿Qué es la nómina?
La nómina es un documento contable en el que se re-
gistran las percepciones a pagar a los empleados y las
deducciones que se deberán restar del salario. Tam-
bién, se registran todos los bonos, premios por pun-
tualidad y horas extras, además de las deducciones,
tales como el impuesto sobre la renta o las cuotas obre-
ras al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). De
esta operación aritmética se obtiene la cantidad nal
que el trabajador recibirá en un determinado periodo
tiempo comúnmente llamado periodo de nómina.
Resulta, por tanto, un elemento clave en toda empresa,
quizá el más importante, ya que en ella se plasma una
parte sustancial del ujo de capital, por lo que es nece-
sario su registro, tanto para efectos legales laborales y
scales como de control interno.
Representa el cumplimiento del patrón hacia los em-
pleados. Simplemente, el buen funcionamiento del
área de nóminas es una parte esencial para cualquier
empresa. A continuación, encontramos cuáles son las
leyes que establecen los requisitos legales que deben
tener las nóminas. Entre ellas se destaca lo que sigue.
Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social
En su artículo 15, la Ley del Seguro Social habla de las
obligaciones a las que está sometido el patrón para
con los empleados, en lo referente al IMSS y los requi-
sitos mínimos que deben tener las nóminas. En este
artículo, se habla de cómo los patrones están en la
obligación de registrar e inscribir a sus empleados en
el IMSS, así como registrar todas las modicaciones
que presenten los salarios, las altas y las bajas y demás
cambios en la situación del trabajador a no más tar-
dar cinco días después de que se produzcan. También
dice cómo se deben llevar los registros de nómina, en
la que se deben reejar el número exacto de días labo-
rados y el salario percibido por los empleados.
Ley Federal del Trabajo
La LFT establece en su artículo 804 la obligación de con-
servar y exhibir en conjunto los contratos individuales que
se realicen, cuando no exista un contrato colectivo de los
trabajadores. También se debe conservar la nómina perso-
nal de los empleados o, en su defecto, los recibos de pago
del salario, al igual que los controles de asistencia de los
trabajadores. Igualmente, se deben tener los comproban-
tes de pagos de utilidades, de vacaciones, de aguinaldos y
los pagos de primas que se otorguen a los empleados.
Código Fiscal de la Federación
En el Código Fiscal de la Federación se establece, en
su artículo 67 que las autoridades scales determinan
las contribuciones o aprovechamientos omitidos, así
como también imponen las sanciones dadas por in-
fracciones al reglamento scal. Estas contribuciones
personales se deben ver reejadas en las nóminas de
empleados que posea la empresa, con el n de tener
una constancia de su pago y declaración.
Fundamentos legales de las deducciones en
México
Todas las deducciones que marca la ley están estipu-
ladas en el artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo.
Cualquier otro tipo de deducción, que no esté en la ley,
está prohibido. Por lo tanto, los motivos por los que
podemos hacer deducciones a la nómina son:
> El pago de deudas al patrón o la empresa.
> Abonos al I NFONAVIT.
> Cajas de ahorro.
> Cuotas sindicales.
> Abonos para el Fondo Nacional para el Consumo
de los Trabajadores (FONACOT).
> Fondo para el retiro.
> Impuesto Sobre la Renta.
> Cuota obrera del Seguro Social.
Es muy importante saber que algunas de estas deduc-
ciones son voluntarias, por lo que se necesita autoriza-
ción de los trabajadores para poderlas hacer.
Riesgos de seguridad social
La ausencia de cotización de los trabajadores en el
régimen Obligatorio del Seguro Social es una de las
faltas derivadas por pagar fuera de nómina a los tra-
bajadores. Por incumplir con esta obligación de ley se
corre el riesgo de recibir una serie de multas e infrac-
ciones ante el IMSS.
Además, una de las consecuencias más perjudiciales
en las que se puede caer por falta de atención, es la de
no dar de alta a los trabajadores ante el IMSS al pagar-
les “por fuera”, es la propensión para recibir demandas
por accidentes laborales. Por lo que, de acuerdo con
la Ley del Seguro Social, amerita prisión por delito de
defraudación a los regímenes del seguro social, con
penas que van desde tres meses hasta nueve años de
prisión.
Síntesis
Hay varios aspectos que debemos tomar en cuenta al preparar y
determinar las nóminas para no cometer errores u omisiones y causar
multas o retrasos en los pagos, ya que es bien sabido que esto puede
provocar problemas de clima laboral en la empresa y afectaciones
a la moral de los empleados, lo cual sin duda se verá reflejado en la
productividad.
C.P.C. CriStina z GóMez BenaviDeS
Presidente de la Comisión Representativa ante Organismos de
Seguridad Social
Socia de impuestos Payroll para Latam Norte EY México
zoe.gomez@mx.ey.com
Cumplimiento
fiscal de la
nómina en
México
El pago de salarios es la obligación principal que tienen los
patrones frente a sus trabajadores, al ser la retribución que
les debe pagar por el trabajo prestado. Ya sean pequeños ne-
gocios con solo unos cuantos empleados o grandes empresas
con presencia nacional y con plantillas de decenas de miles
de empleados. Pero esta obligación no solo se reduce a cómo calcular los
sueldos a pagar, también implica el cumplimiento de las obligaciones
scales, tanto federales como estatales y de seguridad social que acom-
pañan a la nómina.
Es común que empresas pequeñas calculen sus nóminas en hojas de cálculo,
lo cual resulta útil y práctico, sobre todo si su personal no sobrepasa las 10
personas. Sin embargo, cuando la empresa empieza a crecer, rápidamente,
resulta conveniente utilizar un software especializado que facilite el cálculo
y la administración de las nóminas y que, además, sea capaz de ofrecer inte-
racción con las otras áreas de la empresa, como la nanciera, de impuestos
y contabilidad.
CONTADURÍA PÚBLICA
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DOSSIER
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