Conclusiones y Recomendaciones
| Autor | Francisco Javier Macías Valadez Treviño |
| Cargo del Autor | Contador Público Certificado. Profesionista Certificado en Fiscal y en Finanzas. Licenciado en Comercio Internacional |
| Páginas | 319-328 |
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El proceso de información debe ser estable, objetivo y verificable; es un aspecto básico para una contabilidad adecuada, ordenada y oportuna que permita la preparación de estados financieros correctos y eficientes. Dicho proceso de información y los registros contables resultantes pueden ser llevados en sistemas de cómputo, para así cumplir con las disposiciones de las Normas de Información Financiera.
La contabilidad de una empresa está basada en la generación de información obtenida de la documentación que se recibe de terceros, como es el caso de adquisiciones, en la que ella emite, como las facturas por sus ventas, y en la que genera en forma interna por los cálculos y determinaciones de cifras que no corresponden a un ingreso o gasto en efectivo o en crédito, pero que generan un registro contable. La contabilidad puede ser llevada en sistemas de cómputo únicamente cumpliendo con las disposiciones de las NIF, para que puedan ser aplicadas las Normas y Procedimientos de Auditoría y las Normas para Atestiguar.
Generar y tener la contabilidad, con base en las NIF emitidas por el CINIF, y ahora con las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS), con toda su documentación de soporte tanto interna como externa, procesada en medios electrónicos en forma adecuada, permite contar con una contabilidad ordenada, veraz y oportuna, lo cual permite cumplir con todos los requisitos de orden fiscal para el debido cumplimiento de las obligaciones directas e indirectas de los contribuyentes.
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La documentación original que se integra a la contabilidad ocasiona problemas de manejo físico y diiculta una guarda adecuada. La digitalización de la documentación requerida contable y iscal representa una buena oportunidad de utilizar la tecnología de punta con un costo inanciero razonable y cada vez más accesible, ya que esta alternativa constituye una medida preventiva de riesgo, permitiendo una adecuada salvaguarda de la información.
Tener la documentación en forma electrónica ayuda y coadyuva a tener toda la información que el SAT requiere, tanto para revisar las operaciones del contribuyente como para veriicar el cumplimiento de sus obligaciones impositivas, que resultan indispensables para la integración de datos de todas las declaraciones informativas y de las de pago a las que se está obligado a presentar, resultado así una aportación real para la autoridad, una simpliicación para el contribuyente y una seguridad para el auditor que revisa y emite una opinión sobre la razonabilidad al aplicar las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), incluida especíicamente la presencia en los inventarios físicos, que por obvias razones la autoridad no puede veriicar.
La digitalización de la documentación iscal, de acuerdo con las disposiciones legales, representa una opción adicional para utilizar tecnología de punta. El proceso de microilmación resulta, hoy en día, obsoleto, siendo la digitalización de los documentos la alternativa más viable para cumplir con obligaciones iscales y, por otro lado, para ahorrar recursos inancieros en los costos y gastos de los contribuyentes.
Los documentos originales de un ejercicio de doce meses por el que se presentó o debió haberse presentado la declaración anual, deben conservarse en el domicilio iscal del contribuyente, habiéndose grabado, cuando menos, hasta la fecha en que se presente la siguiente declaración anual. Sin embargo, se sugiere que la documentación se conserve hasta la presentación del dictamen iscal correspondiente a ese ejercicio. De igual forma, existe la obligación de conservar el original (papel) hasta que se extingan las facultades de comprobación de las autoridades iscales, como son aquéllos que comprueben la adquisición de bienes de inversiones en activos ijos, los aduaneros, los de tenencia o uso de vehículos, la documentación relacionada con aportaciones de seguridad social y las declaraciones de contribuciones, entre otros.
Pareciera ser que la digitalización de documentos es un procedimiento que implica trabajo de detalle y una inversión de tiempo considerable, ya que prácticamente se deberá reproducir todos y cada uno de los comprobantes por medio del lector de caracteres (scanner). Sin embargo, también es cierto que
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ofrece la gran ventaja de eliminar una gran parte de los documentos originales, conservando únicamente el disco óptico, compacto o cinta magnética, logrando con ello la posibilidad de liberar espacios de almacenamiento en las oicinas y bodegas, mejorar la eiciencia en el manejo de los registros contables, y reducir costos y gastos, incluyendo el de seguros por guarda, custodia y posibles siniestros, para garantizar la existencia física de los papeles.
Esta alternativa también es una medida preventiva que permite a las empresas salvaguardar gran parte de su contabilidad en papel ante el riesgo de catástrofes o siniestros, tanto fortuitos como de fuerza mayor, mismos que, desafortunadamente, se han manifestado y presentan con mayor frecuencia en los últimos años. Esta información cibernética también puede servir como una evidencia suiciente y competente con la validez iscal necesaria.
Es importante resaltar la importancia que, hoy en día, tienen los soportes informáticos por el creciente aumento en el volumen y complejidad de las actividades humanas, tales como la informática, microilmación y archivos...
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