¿Cómo crear un departamento de auditoría forense?
| Autor | René Humberto Márquez Arcila |
| Páginas | 133-165 |
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El departamento de auditoría forense es un área especializada dentro de la organización en la investigación, detección y prevención de fraude. Su naturaleza, funciones y tamaño varían de acuerdo con las necesidades de la organización; sin embargo, algo que tienen en común es que requieren de personal altamente capacitado, con amplia experiencia en el sector, con conocimientos contables y en disciplinas específicas de la auditoría forense como el análisis computarizado de datos, la entrevista forense y disciplinas auxiliares.
Una de las consideraciones fundamentales, al diseñar un equipo de investigación de fraude, es cuántos investigadores son necesarios, esta decisión depende de muchas variables como el fraude general, riesgo y recursos financieros disponibles, pero quizás el factor más importante sea el tamaño de la organización. Generalmente, las organizaciones con más empleados (10,000 o más) tienen una cantidad alta de investigadores de fraude en su equipo de trabajo, mientras que los equipos en organizaciones pequeñas (menos de 100 empleados) tienen un número menor de investigadores de fraude.
Para ayudar a las organizaciones a obtener una estimación más precisa de los equipos de investigación, se necesita examinar la relación entre el número total de empleados y el número de investigadores. De acuerdo con estudios realizados a varias organizaciones del mundo, se puede encontrar que el promedio de investigadores por 1,000 empleados es 5.1, es decir, por cada mil empleados en el personal, las organizaciones emplean a un promedio de 5.1 investigadores de fraude; al igual, dado a que las industrias tienen diferentes riesgos de fraude y niveles de supervisión regulatoria, se dice que la proporción de examinadores de fraude por mil empleados por industria varía. Por ejemplo, en la industria del gobierno y la administración pública se tiene un promedio de 15.1, mientras que las industrias de tecnología, servicios públicos y manufactura tienen un promedio de menos de un investigador de fraude por cada mil empleados.
Otra determinación clave en la organización de un equipo interno de fraude es decidir quién supervisa las investigaciones; la mayoría de los equipos de investigación suelen reportarse al jefe del departamento de auditoría interna; sin embargo, muchas organizaciones pueden variar respecto de a quién le reportan y quién supervisa al equipo de investigación. Además de conocer a la parte a la que informan los equipos de investigación en las organizaciones en general, los examinadores de fraude y la administración también podrían beneficiarse de conocer las estructuras de informes más comunes dentro de su industria. Incluso cuando las organizaciones tienen equipos internos de investigación, puede haber casos en que la externalización de una investigación es la mejor opción.
De acuerdo con estudios realizados, las organizaciones pequeñas son las que tienen más posibilidades de externalizar las investigaciones de fraude en comparación con las organizaciones con 100 o más empleados, que no tienden a subcontratar. Sin embargo, estas organizaciones tienen más probabilidades de mantener todas las investigaciones internamente que las organizaciones con 10,000 o más empleados. Los investigadores de fraude asumen varios papeles en las organizaciones, eso quiere decir que no todo su tiempo es específicamente dedicado a las investigaciones de fraude, ya que también tienen experiencia en contabilidad, auditoría e investigación.
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Una parte importante de establecer un equipo exitoso de investigación de fraude es determinar cuántos casos debe manejar a la vez cada investigador de fraude, la mayoría de los investigadores de fraude tienen un número medio de casos menor a cinco. Los objetivos básicos de los equipos de investigación de fraude son preservar la integridad de la organización y mitigar las pérdidas debidas al fraude, para asegurar su capacidad para alcanzar estos objetivos, un equipo debe ser capaz de evaluar sus resultados y encontrar las diversas opciones de mejora continua.
La gerencia puede evaluar a un equipo de investigación por el tiempo que requiere este último para cerrar los casos de fraude. Algunos de éstos son más complejos que otros, pero conocer el promedio de días que se tardan en cerrar una investigación puede servir como punto de referencia útil; la mayoría de los equipos de investigación de fraude requieren un promedio de 30 días para cerrar un caso.
Una forma de evaluar el éxito de los equipos de investigación es determinar qué porcentaje de las investigaciones dan lugar a medidas disciplinarias. Se encontró que en las investigaciones realizadas, menos de la mitad resultaron en acciones disciplinarias.
Existe una menor probabilidad de acción disciplinaria en casos de fraude externo, porque substanciar un fraude es una cosa, pero recuperar las pérdidas es otra. En ocasiones, las organizaciones consideran que no valdría la pena intentar una recuperación, como cuando el estafador ha gastado u ocultado las ganancias mal recibidas, lo que dificulta una solución o un juicio. Según estudios realizados, alrededor de 10% de las organizaciones no recuperan nada de las investigaciones de fraude y más de la mitad recupera una cuarta parte o menos.
Una de las preguntas al establecer o ajustar un equipo interno de investigación de fraude es: ¿Cuántas personas necesitamos para conformar el equipo de investigación? Para ello se necesita conocer el valor marginal de agregar investigadores de fraude. Una forma de estimar este valor es evaluar la relación entre la proporción de investigadores y empleados con las pérdidas por fraude que los equipos recuperan.
Las pérdidas recuperadas aumentan a medida de que se incrementa la proporción de investigadores de fraude respecto al total de empleados. Es decir, si las pérdidas recuperadas aumentan fuertemente hasta alrededor de cinco investigadores de fraude por cada mil empleados con 40% de recuperación; posteriormente el aumento en las pérdidas recuperadas es más gradual, se estabilizan en unos diez investigadores de fraude por mil empleados y 44% de recuperación.
El valor de un equipo interno de investigación de fraude podría ser subestimado observando únicamente las pérdidas por fraude recuperadas, con esta información se puede ayudar a las organizaciones a estimar un tamaño ideal para sus equipos internos de fraude; al igual, se debe considerar las necesidades específicas de la organización. Es importante que la administración mida y evalúe formalmente la efectividad de todos los departamentos y grupos, incluidos los equipos de investigación de fraude; de igual forma, es importante analizar la efectividad de las métricas de rendimiento por sí mismas, se determina examinando el porcentaje promedio de pérdidas por fraude recuperadas con base en las métricas que las organizaciones tienen preestablecido con anterioridad.
Las dos métricas asociadas con el mayor porcentaje promedio de pérdidas recuperadas son un porcentaje de casos que resultaron en acción legal y cantidad de pérdidas recuperadas. Una tendencia interesante en estos datos es que las métricas de desempeño que se enfocaron en la calidad del resultado de las investigaciones correspondieron con mayor recuperación de pérdidas que las métricas de desempeño basadas en la cantidad de casos terminados.
Otro hallazgo significativo ha sido relativamente el bajo porcentaje de pérdidas por fraude recuperadas para organizaciones que no informaron métricas de desempeño; según estudios realizados a varias organizaciones del mundo; 40% de los encuestados no informaron ninguna métrica de desempeño, se puede decir que existe un potencial sustancial para que estas organizaciones mejoren su recuperación de las pérdidas de fraude al implementar un proceso de revisión de desempeño más formal.
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El auditor forense es un profesional valioso y altamente necesario en la actual sociedad, su propósito es ayudar a combatir la corrupción financiera, pública y privada. Las nuevas metodologías que utiliza la auditoría forense requieren que el auditor forense tenga algunas habilidades que no son tradicionales en el auditor financiero.
Los perfiles requeridos en un auditor forense son específicos, mismos que deberán tener en común una amplia experiencia y conocimiento en la metodología, técnicas de investigación y auditoría forense, así como conocimiento de normas internacionales de auditoría y leyes aplicables a la organización en cuestión. Se sugiere el siguiente perfil.
Formación académica
Licenciatura:
• Contabilidad y finanzas.
• Derecho.
• Criminalística.
• Tecnología de la información.
• Actuaría.
• Ingeniería civil.
• Psicología.
Posgrados:
• Maestría en Auditoría.
• Maestría en Administración.
• Maestría en Derecho.
Nota: Cabe destacar que pueden requerirse perfiles expertos para diferentes tipos de trabajo de auditoría forense. En...
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